حسابداری ارزش منصفانه، رویکرد نوین گزارشگری مالی

ماندانا طاهری؛ صاحب‌نظر پولی و بانکی

به گزارش گروه نرم افزار حسابداری بر اساس مقاله ای که در سایت تازه های حسابداری منتشز شده است : حسابداری ارزش منصفانه رویکرد جدید گزارشگری محسوب می‌شود که مطابق با آن نهادهای مالی می‌توانند اطلاعات مرتبطی از وضعیت دارایی و بدهی خود را در قالب صورت‌های مالی منتشر کنند.

از مهمترین اهداف بازارهای سرمایه در سطح جهان این استکه یک محیط تجاری فعال و شفاف که در آن اطلاعات به‌روز و مرتبط از فعالیت سازمان‌های مالی و غیرمالی منتشر می‌شود و منافع سرمایه‌گذاران با اطلاع‌رسانی به‌هنگام حفظ می‌شود، ایجاد گردد.

در این بین اطلاعات حسابداری که در نرم افزار حسابداری یکپارچه ثبت می شود از جمله مواردی است که موجب ایجاد و توسعه شفافیت و افشا در بازار سرمایه می‌شود. بر اساس اصول حسابداری ، روش گزارشگری رایج و غالب در حسابداری رویکرد بهای‌ تمام‌ شده تاریخی است که با تحولات حال حاضر و پیچیدگی‌های بازار مالی و توسعه ابزارهای مالی مورد بازنگری و کنکاش در ادبیات حسابداری قرار گرفته است.

از طرف دیگر حسابداری ارزش منصفانه، رویکرد نوین گزارشگری مالی است که مطابق با آن سازمان‌های مالی و غیرمالی می‌توانند برای اندازه‌گیری و گزارشگری ارزش دارایی و بدهی مالی یا ابزارهای مالی از آن استفاده کرده و اطلاعات مربوطی از وضعیت دارایی و بدهی مالی خود را در قالب صورت‌های مالی منتشر کند.

در ایران نیز کمیته تدوین استانداردهای حسابداری، بر اساس استانداردهای بین‌المللی گزارشگری مالی و با تشکیل جلسات متعدد، پیش‌نویس استاندارد «ابزارهای مالی: افشا» را در آبان ۱۳۹۶ به‌ منظور شناسایی ارزش منصفانه ابزارهای مالی تدوین و منتشر کرده است.

بررسی فرآیند ارائه و استفاده از رویکرد ارزش منصفانه طی سال‌هایی که از ارائه استانداردهای مرتبط به آن در سطح بین‌المللی و در ایران گذشته است، همواره این سوال را در ذهن محققان و قانون‌گذاران ایجاد کرده که آیا رویکرد حسابداری ارزش منصفانه در تقابل با رویکرد بهای‌ تمام ‌شده تاریخی است؟ آیا برتری در یکی از این دو رویکرد در مقایسه با رویکرد دیگر وجود دارد؟ مزایا و معایب تاکید بر هر یک از رویکردها به خصوص رویکرد حسابداری ارزش منصفانه برای موسسات مالی و اعتباری همچون بانک‌ها چیست؟

پاسخ به این سوالات از حوصله این یادداشت خارج است؛ اما نکته قابل توجه آن است که تسهیلات بانکی به‌ عنوان مهمترین دارایی مالی بانک‌ها از این استاندارد اثر می‌پذیرد و این سوال مطرح است که واکنش بانک‌ها و در راس آنها بانک مرکزی به انتشار این استاندارد چیست؟

به خصوص آنکه این استاندارد در حال حاضر پیش‌نویسی برای دریافت نظرات موافق و مخالف است و بانک مرکزی و بانک‌ها از مهمترین ذی‌نفعان این استاندارد هستند. نکته قابل توجه آن است که نتایج تحقیقات در حوزه بکارگیری ارزش منصفانه در بانک‌ها نشان می‌دهد که معمولا استانداردگذاران و سرمایه‌گذاران، از موافقان استفاده از ارزش منصفانه هستند و این در حالی است که بانکداران و سایر گروه‌های ذی‌نفع بانکی با آن مخالف هستند.

مبتنی بر نتایج تحقیقات، مدیران و سایر گروه‌های ذی‌نفع بانک بر این باور هستند که اطلاعات ارزش منصفانه غیرواقعی است و عموما مقدار آن از ابتدا با هدف شناسایی و تعیین مقررات سرمایه و اثرگذاری بر وضعیت اقتصادی بانک و نه افشا و گزارش آن در قالب صورت‌های مالی، شناسایی و اندازه‌گیری می‌شود.

همچنین آنها بر این باور بودند که شناسایی دارایی و بدهی مالی بانک و برآورد ارزش منصفانه آن در شرایطی که بازاری برای این نوع از ابزارهای مالی وجود ندارد، امکان‌پذیر نیست. طی این‌ سال‌ها مدیران بانک‌ها و حسابرسان بیان کردند که رقم سود تحت ارزش منصفانه برای دارایی و بدهی مالی قابل ‌اتکا و قابل ‌اعتماد نیست؛ زیرا افزایش نوسان سود بانک ناشی از استفاده از رویکرد ارزش منصفانه نباید از نوسان اقتصادی وضعیت عملیاتی بانک، عدم تخصیص کارای سرمایه و افزایش هزینه‌های سرمایه بانک اثر پذیرد.

علاوه بر آن، قابل اتکا بودن ارزش ارائه شده همواره از مهمترین چالش‌های برآورد و محاسبه ارزش منصفانه ابزارهای مالی بوده است. این نگرانی به خصوص برای تسهیلات که بازار فعالی برای آنها وجود ندارد، بیشتر است و ضرورت دارد بانک مرکزی به ‌عنوان نهاد نظارتی و قانونی بانک‌ها به بررسی همه ابعاد استاندارد و ارائه نظرات کارشناسی در این حوزه پرداخته و پیشنهادات کاربردی خود را به سازمان حسابرسی تقدیم کند.

نصب و آموزش و استقرار نرم افزار حسابداری

شرکت هایی که نرم افزار تولید می کنند و به فروش می رسانند معمولا با دو مقوله نصب و آموزش نرم افزار سر و کار دارند ولی اگر نرم افزاری که تولید کرده و به فروش می رسانند نرم افزار حسابداری باشد آنگاه ممکن است که مساله استقرار نرم افزار حسابداری یا نرم افزار ERP هم مطرح شود.

نصب نرم افزار تقریبا مشخص است و نیازی به توضیح خیلی زیادی ندارد. تنها نکته ای که در این قسمت می ماند مسائل مربوط به پیش نیازها و سازگاری نسخه نصبی با محیطی است که نرم افزار باید در آن نصب شود. برای مثال نرم افزارهای حسابداری عمدتا بر روی ویندوز نصب می شوند و نصب آنها روی سیستم عامل های دیگه نیاز به نوشتن یک برنامه جداگانه مختص آن سیتم عامل هاست. در حال حاضر برخی از شرکت های تولید کننده نرم افزار حسابداری اقدام به تولید نرم افزار حسابداری برای اندروید کرده اند که بر روی گوشی های تلفن همراه نصب می شود.

یا مثلا اکثر نرم افزارهای حسابداری که در حال حاضر تولید می شوند نیاز به دات نت فریم ورک دارند که باید بر روی ویندوز نصب شود. برخی از نسخه های جدید ویندوز دات نت فریم ورک را بر روی خود دارند ولی نسخه های قدیمی تر ندارند و باید به صورت جداگانه روی آنها نصب شوند.

برای نصب نرم افزار حسابداری باتیز نیاز به نصب هیچ نرم افزار اضافه دیگری نیست. تمام نرم افزارهای لازم در پک آماده ای که توسط دی وی دی به کاربر داده می شود وجود دارد. همچنین نرم افزارهای مورد نیاز بر روی سایت شرکت داده پردازان ارگس هم وجود دارد که دوستان می توانند استفاده نمایند.

—-

مقوله آموزش یک مقوله جدا از نصب حساب می شود. معمولا شرکت ها بحث آموزش را هم مانند نصب ، به صورت رایگان انجام می دهند. اما اینجا بحث کمی پیچیده تر از مقوله نصب است. اینجا بحث تعداد کاربرانی که باید آموزش ببینند و تعداد سیستم هایی که باید آموزش داده شوند و تعداد ساعت آموزش و … پیش می آید.

شرکت های تولید کننده نرم افزار های حسابداری برای آموزش راههای متفاوتی را انتخاب می کنند. برخی از این شرکت ها یک سری مستندات آموزشی را به صورت فایل های PDF در اختیار کاربران قرار می دهند. برخی دیگر دفترچه آموزشی درست می کنند و برخی دیگر هم فیلم آموزشی .

یکی از بهترین متدهای آموزش نرم افزار حسابداری تهیه فیلم های آموزشی است که شرکت داده پردازان ارگس این روش را انتخاب کرده است.

شما می توانید فیلم های آموزش نرم افزار حسابداری باتیز را از قسمت دانلودها ، دانلود نموده و از آنها استفاده نمایید.

اما استقرار نرم افزار حسابداری مقوله پیچیده تری است. استقرار به معنی طراحی سیستم حسابداری و فرآیندها است. کمک در نحوه چیدمان کدینگ حسابداری و کدینگ کالاها و انبارها.

کمک در نحوه چیدمان فرآیند خرید و فرآیند فروش و سایر مواردی که مربوط به استفاده از نرم افزار حسابداری است.

گزارش بودجه 95 و نرم افزار حسابداری

اطلاعات تفریغ بودجه توسط دیوان محاسبات منتشر شد. در این گزارش در سال ۱۳۹۵ تحقق درآمد مالیاتی معادل ۱۰۰.۳ درصد و تحقق درآمد مالیاتی واردات کالا ۱۳۰ درصد بود که ۶۰۰۰ میلیارد تومان بیش از پیش‌بینی محقق شده بود.

۸۹ درصد درآمد مالیاتی کالا و خدمات محقق شده و در واقع تحقق درآمد مالیاتی این گروه ۴ هزار میلیارد تومان کمتر از پیش‌بینی‌ها بوده است.

به گزارش ایسنا، گزارش تفریغ بودجه به عنوان بیست‌وهشتمین گزارش تفریغ بودجه پس از انقلاب اسلامی ۱۳۵۷ توسط دیوان محاسبات انجام شده است.

این گزارش در دو بخش منابع حسابداری و مصارف حسابداری تنظیم شده که در بخش منابع، گزارش مربوط به درآمدهای مالیاتی ارایه شده است.

بر اساس این گزارش جمع درآمدهای مالیاتی که توسط بخش حسابداری این سازمان تهیه شده است ، برای سال ۱۳۹۵ معادل ۱۰۳ هزار و ۸۲۷ میلیارد تومان پیش‌بینی شده بود. با این همه درآمد مالیاتی به دست آمده معادل ۱۰۴ هزار و ۱۷۲ میلیارد تومان بوده و به این ترتیب درآمد مالیاتی معادل ۱۰۰.۳ درصد رشد کرده است.

طبق این گزارش، درآمد اشخاص حقوقی معادل ۳۳ هزار و ۵۶۷ میلیارد تومان پیش‌بینی شده بود که ۹۵.۵ درصد آن محقق شده و به ۳۲ هزار و ۷۰ میلیارد تومان رسیده است.

مالیات بر درآمد پیش‌بینی ۱۴ هزار و ۷۲ میلیاردی درآمد انجام شده بود که تحقق درآمد مالیاتی ۱۰۴ درصدی در این بخش صورت گرفت و ۱۴ هزار و ۶۴۰ میلیارد تومان درآمد مالیاتی محقق شد.

از درآمد مالیات پیش‌بینی شده برای سال ۱۳۹۵ معادل ۲۵۰۸ میلیارد تومان برای مالیات بر ارث بود، ولی درآمد محقق شده معادل ۲۷۱۲ میلیارد تومان بوده است که نشان می‌دهد تحقق درآمد مالیاتی در این بخش به ۱۰۸ درصد می‌رسد.

گفتنی است افزایش چشم‌گیر درآمد مالیاتی در سال ۱۳۹۵ عمدتا به دلیل افزایش درآمد مالیاتی از محل واردات کالا بود. در این بخش پیش‌بینی‌ها بر این بوده که درآمد مالیاتی معادل ۱۶ هزار و ۹۳۰ میلیارد تومان باشد، ولی درآمد محقق در این بخش ۲۲ هزار و ۲۹ میلیارد تومان درآمد کسب شده است. یعنی درآمد مالیاتی در این حوزه ۱۳۰ درصد محقق شده است. به عبارتی شش هزار میلیارد تومان درآمد مالیاتی در این بخش بیش از پیش‌بینی‌ها بوده که توانسته کسری سایر بخش‌ها را پر کند.

در این بین مشخص نشده است که چه مقدار از این مالیات ها مربوط به شرکت های تولید کننده نرم افزار حسابداری است. نرم افزار حسابداری یکی از نرم افزاهایی است که توسط شرکت های داخلی تولید و به بازار ارائه می شود.

در مقابل افزایش درآمد مالیاتی حاصل از واردات، ولی درآمد مالیاتی کالاها و خدمات کاهش یافته است. همچنانکه با وجود پیش‌بینی ۳۶ هزار و ۷۴۹ میلیارد تومان برای این گروه درآمد مالیاتی در این بخش معادل ۸۹ درصد و ۳۲ هزار و ۷۲۱ تومان محقق شده است.

کاربردهای ماتریس حسابداری اجتماعی

تهیه ماتریس حسابداری اجتماعی (SAM) در نظام حساب‌های ملی، به عنوان یک ابزار آماری جهت تجزیه و تحلیل نقش نهادهای اقتصادی به ویژه خانوارها در ایجاد و توزیع درآمد توصیه می‌شود.

ماتریس حسابداری اجتماعی در واقع بیان ماتریسی حساب‌های ملی با تاکیـد بـر ابعـاد اجتمـاعی انـواع مبادلات در بخش‌های واقعی و مالی است که بر پایه توالی حساب‌های مندرج در سیستم حساب‌های ملی قابل ارائـه است و براساس چارچوب این ماتریس، امکان بررسی آثار سیاست‌های اقتصادی بر خانوارها و سایر نهادهای اقتصادی فراهم می‌شود.

به طور کلی ماتریس حسابداری اجتماعی یک سیستم اطلاعاتی حسابداری و آماری است که شـامل اطلاعـات و آمارهای اجتماعی و اقتصادی برای اقتصاد یک کشور بوده و منابع آماری مورد استفاده در ایـن مـاتریس عمدتاً جداول داده ـ ستانده، آمارهای درآمد ملی و نیز آمارهای مربوط به درآمد و هزینه خانوارها است.به طور کلی می توان دو هـدف عمـده از تهیـه مـاتریس حـسابداری اجتماعی را به شرح زیر برشمرد:

١- سازماندهی و ارائه اطلاعاتی در خصوص ساختار اقتصادی و اجتماعی یک کشور در یک دوره زمانی مشخص.

٢- فراهم کردن پایه آماری منسجم در جهت طراحی یک مدل معقول که از یک سو قابلیـت ارائـه تصویری ایستا از اقتصاد کشور را داشته و از سوی دیگر قادر به شبیه‌سازی اثرات ناشـی از اتخـاذ سیاسـت‌های مختلف اقتصادی باشد.

بازنشستگی زودرس

ورودی صندوق‌های بازنشستگی اکنون آن‌قدر ناچیز است که حتی امکان پرداخت حقوق بازنشستگان از محل ورودی‌های آنها امکان‌پذیر نیست، چه رسد به این‌که آن وجوه حسابداری بخواهد سرمایه‌گذاری شود و عواید حاصل از آن در آینده به بازنشستگان پرداخت شود.

به گزارش شهروند، «۶۸.۷‌درصد از شاغلان کشور کمتر از ۱۵سال در شغل اصلی خود فعالیت دارند.» آماری که چرایی ورشکستگی صندوق‌های بازنشستگی که حسین عبده‌تبریزی از تعبیر بمب ساعتی برای آنها استفاده می‌کند را به رخ می‌کشد.

ورودی صندوق‌های بازنشستگی اکنون آن‌قدر ناچیز است که حتی امکان پرداخت حقوق بازنشستگان از محل ورودی‌های آنها امکان‌پذیر نیست، چه رسد به این‌که آن وجوه بخواهد سرمایه‌گذاری شود حسابداری و عواید حاصل از آن در آینده به بازنشستگان پرداخت شود.

بازنشستگی زودهنگام ازجمله عوامل اصلی است که به اذعان کارشناسان اقتصادی صندوق‌های بازنشستگی‌ها در مرز بحران قرار داده است . ادعایی که نگاهی به آمارها نشان می‌دهد چندان هم بی‌راه نیست. میانگین «طول مدت اشتغال» نیروی کار در ایران که این رقم برای کل جمعیت شاغل به‌طور میانگین ۱۲سال و ۲ماه است.

مدت زمان اشتغال فرد که به‌عنوان شاغل رسمی (تحت پوشش بیمه بازنشستگی) بیانگر شاخص «طول مدت اشتغال» است که براساس قوانین موجود در کشور هر فرد در صورت اشتغال رسمی بدون در نظر گرفتن موارد استثنا می‌تواند پس از ۳۰‌سال کار، بازنشسته شود، اما تحلیل‌های آماری گزارش مرکز آمار و اطلاعات راهبری وزارت کار نشان می‌دهد؛ در‌ سال ۱۳۹۵ از ۲۲.۶‌میلیون نفر شاغل در کشور طول مدت اشتغال در شغل اصلی برای بالغ بر ۱۲.۱‌میلیون نفر از شاغلان کشور که حدود ۵۳.۸‌درصد از کل شاغلان را شامل می‌شود، کمتر از ۱۰‌سال است. به عبارتی مدت اشتغال رسمی این گروه از شاغلان یک دهه برآورد می‌شود.

همچنین طول مدت اشتغال در شغل اصلی برای ۲۴.۷‌درصد از نیروی کار که حدود ۵.۶‌میلیون نفر از شاغلان را تشکیل می‌دهند بین ۱۰ تا ۲۰‌سال برآورد شده است.

براساس آماری که وزارت کار منتشر کرده است طول مدت اشتغال در شغل اصلی برای حدود ۳.۱‌میلیون نفر از نیروی کار کشور معادل ۱۳.۸‌درصد از شاغلان، بین ۲۰ تا ۳۰‌سال است. همچنین طول مدت اشتغال در شغل اصلی برای حدود ۱.۸‌میلیون نفر بیش از ۳۰‌سال است که ۷.۸‌درصد از نیروی کار را شامل می‌شود.

نتایج این گزارش رسمی نشان می‌دهد نیروی کار کشور از نظر طول مدت اشتغال بسیار جوان است و طول مدت اشتغال بیش از ۱۵.۶‌میلیون نفر از نیروی کار کشور معادل ۶۸.۷‌درصد از شاغلان، کمتر از ۱۵‌سال است.

بر این اساس میانگین طول مدت اشتغال در کشور حدود ۱۲.۲‌سال برآورد می‌شود که این شاخص برای زنان حدود ۱۱.۰‌سال و برای مردان نیز حدود ۱۲.۵‌سال برآورد می‌شود.

نرم افزار حسابداری بازرگانی باتیز ویژه شرکت‌های بازرگانی

صل ساز و کار شرکت های بازرگانی بر سرمایه‌داری استوار است. هر فردی که به عمليات بازرگانی بپردازد، بازرگان ناميده می‌شود. معمولا بازرگانان افراد پولداری هستند که با خرید و فروش کالا به کسب سود می پردازند.

فعالیت‌های بازرگانی در سطح بین المللی، به تنهایی انرژی، وقت و هزینه قابل توجهی را به خود اختصاص می‌دهد و عملاً بسیاری از تولیدکنندگان و یا تأمین کنندگان، قادر به انجام این فرآیندها نیستند. بنابراین آنچه در سطح وسیعی از فعالیت‌ها موثر واقع می‌شود، مدیریت بهینه امور مختلف بازرگانی است.

شرکت‌های بازرگانی ممکن است که در چند کشور به فعالیت مشغول باشند به این صورت که یک یا چند کالا را از یک کشور خریداری کنند و به کشور دیگری وارد کرده و در آنجا به فروش برسانند. وارد کننده و صادر کننده بایستی اشراف کافی به قوانین و مقررات صادرات و واردات به کشورها را داشته باشند.

یک شرکت بازرگانی در کنار سایر امور مهم، نیاز به یک نرم افزار حسابداری یکپارچه برای مدیریت حساب ها دارد. این نرم افزار حسابداری یکپارچه باید فرآیندهای مهم حسابداری بازرگانی از قبیل انبار داری ، فروش و پخش ، دریافت و پرداخت و حقوق و دستمزد را تسهیل بخشد، به موجودی کالاها و خواب هر کالا سر و سامان بخشد، همچنین بتواند در صورت کمبود موجودی یک کالا به مدیران، گزارشات لازم را ارائه دهد. مشخص کند که چه کالاهایی در چه زمانهایی بهترین فروش و بیشترین تقاضا را دارند و مواردی از این قبیل ….

یکی دیگر از چالش های حسابداری بازرگانی ، مدیریت هزینه‌ها است، که به راحتی توسط یک سیستم مالی قدرتمند تحت کنترل قرار می‌گیرد؛ همچنین می‌تواند فروشندگان را سرپرستی و هدایت کند. پورسانت‌ها را محاسبه و حقوق کارمندان را به موقع پرداخت کند.

با توجه به تغییرات قانون مالیات‌های مستقیم در حسابداری بازرگانی، یک سیستم دقیق و قابل اعتماد باید بتواند اظهارنامه مالیاتی منطبق با آخرین اصول را تهیه و به اداره دارایی ارائه دهد.

در اینجا باید به فکر تهیه یک نرم افزار حسابداری یکپارچه بازرگانی بود که بتوان با آن تمام این امور را به صورت بهینه مدیریت کرد و در نهایت سود و زیان عملیات مربوط به یک دوره مالی را حساب کرد.
بسته بازرگانی نرم افزار حسابداری باتیز

بسته بازرگانی نرم افزار حسابداری باتیز شامل زیر سیستم هایی است که بتواند تمام امور بالا را به بهترین نحو ممکن مدیریت نماید. این بسته شامل موارد زیر است که شرح مختصری درباره هر زیر سیستم آمده است :

1- نرم افزار حسابداری مالی

نرم افزار حسابداری مالی که در گذشته به دفترداری مشهور بود شامل تعریف کدینگ حسابداری و عملیات ثبت و اصلاح سند حسابداری است. در این قسمت امکان تهیه گزارشات استاندارد حسابداری از قبیل ترازنامه و دفاتر و … نیز وجود دارد.

2- نرم افزار خزانه داری

نرم افزار خزانه داری شامل دریافت و پرداخت و عملیات چکهای دریافتی و پرداختی است. وظیفه این بخش از نرم افزار مدیریت نقدینگی و کنترل چک است.

3- نرم افزار انبار و حسابداری انبار

نرم افزار انبار و حسابداری انبار وظیفه کنترل موجودی کالاها را بر عهده دارد. برای شرکت های بازرگانی موجودی کالا در انبار مهمترین اصل است. اساس حسابداری بازرگانی بر موجودی کالا و ثبت دقیق ورود و خروج کالا از انبار بنا شده است. امکانات نرم افزار انبار شامل ورود کالا به انبار ، خروج کالا از انبار ، انتقال کالا از یک انبار به انبار دیگر ، انبار گردانی و … است.

4- نرم افزار فروش و پخش

بدون داشتن یک نرم افزار فروش خوب نمی توان در بازرگانی و حسابداری بازرگانی موفق بود. اگر فروش کالا به مشتریان به دقت و به درستی ثبت نشود همه چیز از بین می رود. نرم افزار فروش و پخش باتیز امکان فروش به صورت شرکتی ، فروشگاهی ، سفارش گیری ویزیتوری به صورت پخش گرم و پخش سرد را دارا می باشد.

5- نرم افزار حقوق و دستمزد

محاسبات مربوط به حقوق و مزایای کارکنان و تهیه لیست بیمه و مالیات آنها و مواردی از این قبیل به عهده این قسمت از نرم افزار حسابداری می باشد.

برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد بسته نرم افزار حسابداری باتیز می توانید به فیلم های آموزشی که در قسمت دانلودها قرار دارد مراجعه نمایید.

چه هزینه هایی در مالیات قابل قبول هستند؟

ملاک هزینه های قابل قبول در مالیات همان است که در قانون مالیات های مستقیم آمده است. از آنجا که هر کسب و کاری برای تحصیل درآمد، نیازمند صرف هزینه می باشد ، قانون مالیات های مستقیم هزینه های قابل قبول در مالیات را مشخص نموده است تا امر بر همه روشن شود. نکته ای که حسابداران که کار حسابداری انجام می دهند باید به آن توجه داشته باشند. فصل دوم از باب چهارم قانون مالیات ها را به هزینه های قابل قبول اختصاص داده است.

اولین نکته حائز اهمیت اینکه ، هزینه های قابل قبول، هزینه هایی است که در حدود متعارف متکی به مدارک بوده و منحصرا مربوط به تحصیل درآمد موسسه در دوره مالی مربوط با رعایت حد نصاب های مقرر باشد. گفتنی است در مواردی که هزینه ای در قانون مالیات ها پیش بینی نشده یا بیش از نصاب های مقرر بوده، ولی پرداخت آن به موجب قانون یا مصوبه هیات وزیران صورت گرفته باشد قابل قبول خواهد بود.

علاوه بر هزینه انجام شده ، پرداخت هزینه هم در مواردی مهم می شود. مثلا شرط لازم برای پذیرش هزینه پرداختی قابل قبول مالیاتی موضوع قانون مالیاتها که به شیوه تهاتری انجام نشود از مبلغ پنجاه میلیون (50.000.000) ریال به بالا منوط به پرداخت یا تسویه وجه آن از طریق سامانه بانکی خواهد بود. یعنی پرداخت نقدی هزینه های بالای 5 میلیون تومان برای اداره مالیات قابل قبول نخواهد بود.

در ضمن هزینه های مربوط به درآمدهایی که به موجب قانون مالیات های مستقیم از پرداخت مالیات معاف یا مشمول مالیات با نرخ صفر بوده یا با نرخ مقطوع محاسبه می شود، به عنوان هزینه های قابل قبول مالیاتی شناخته نمی شوند.

برخی از هزینه های قابل قبول بموجب ماده 148 قانون مالیات های مستقیم بشرح ذیل می باشد:

1- قیمت خرید کالای فروخته شده و یا قیمت خرید مواد مصرفی در کالا و خدمات فروخته شده.

2- هزینه های استخدامی متناسب با خدمت کارکنان براساس مقررات استخدامی موسسه

3- مخارج سوخت، برق، روشنایی، آب و مخابرات و ارتباطات.

4- حق الامتیاز پرداختی و همچنین حقوق و عوارض و مالیات هایی که به سبب فعالیت موسسه به شهرداری ها و وزارتخانه ها و موسسات دولتی و وابسته به آن ها پرداخت می شود (به استثنای مالیات بر درآمد و ملحقات آن و سایر مالیات هایی که موسسه به موجب مقررات قانون مالیات ها ملزم به کسر از دیگران و پرداخت آن می باشد و همچنین جرایمی که به دولت و شهرداری ها پرداخت می گردد.)

5- هزینه های فرهنگی، ورزشی و رفاهی کارگران پرداختی به وزارت کار و امور اجتماعی حداکثر معادل ده هزار ریال به ازای هر کارگر.

6- زیان اشخاص حقیقی یا حقوقی که از طریق رسیدگی به دفاتر آن ها و با توجه به مقررات احراز گردد، از درآمد سال یا سال های بعد استهلاک پذیر است.

7- هزینه های مربوط به حفظ و نگهداری محل موسسه در صورتی که ملکی باشد.

8- هزینه های حمل و نقل، ایاب و ذهاب، پذیرایی و انبارداری.

9- سود، کارمزد و جریمه هایی که برای انجام عملیات موسسه به بانک ها، صندوق تعاون و صندوق های حمایت از توسعه بخش کشاورزی و همچنین موسسات اعتباری غیر بانکی مجاز و شرکتهای واسپاری (لیزینگ) دارای مجوز از بانک مرکزی پرداخت شده یا تخصیص یافته باشد.

10- مخارج تعمیر و نگهداری ماشین آلات و لوازم کار و تعویض قطعات یدکی که به عنوان تعمیر اساسی تلقی نگردد.

11- ذخیره مربوط به خدمات پس از فروش (گارانتی) اشخاص حقوقی

این نکته قابل ذکر است که هزینه های دیگری که مربوط به تحصیل درآمد موسسه تشخیص داده شده و در این ماده پیش بینی نشده است به پیشنهاد سازمان امور مالیاتی کشور و تصویب وزیر امور اقتصادی و دارایی جز هزینه های قابل قبول پذیرفته می شود.

همچنین آن قسمت از دارایی های استهلاک پذیر که بر اثر بکارگیری یا گذشت زمان یا سایر عوامل و بدون توجه به تغییر قیمت ها ارزش آن تقلیل می یابد و همچنین هزینه های تأسیس، قابل استهلاک بوده و هزینه استهلاک آنها جزء هزینه های قابل قبول مالیاتی تلقی می شود.

در نرم افزار حسابداری ، هزینه ها را در سرفصل هزینه ها ثبت می کنند و خود هزینه ها دارای یک گروه مستقل است. هزینه ها جزء حسابهای موقت هستند که در پایان سال مالی با بستن حسابهای موقت صفر می شوند و مانده آنها به سند سود وزیان منتقل می شود.

انواع ماهیت حساب ها در حسابداری

یکی از موارد مهم در نرم افزار حسابداری تعیین ماهیت مانده حساب می باشد. حسابها در طول دوره مالی بدهکار و بستانکار می شوند و در پایان هر تراکنش یا رویداد مالی دارای یک مانده هستند. ماهیت مانده حساب می تواند یکی از موارد زیر باشد.

۱- ماهیت بدهکار:

حساب های با ماهیت بدهکار حسابهایی هستند که همیشه مانده آنها بدهکار است. بستانکار شدن مانده این حسابها به معنی ثبت سند حسابداری اشتباه می باشد و باید آنرا اصلاح کرد. حساب های گروه دارایی های جاری، دارایی های ثابت، هزینه ها و بهای تمام شده دارای ماهیت بدهکار می باشند.

۲- ماهیت بستانکار:
حساب های با ماهیت بدهکار حسابهایی هستند که همیشه مانده آنها بستانکار است. بدهکار شدن مانده این حسابها به معنی ثبت سند حسابداری اشتباه می باشد و باید آنرا اصلاح کرد. حساب های با ماهیت بستانکار شامل حساب های گروه بدهی های جاری، بدهی های بلند مدت، سرمایه و درآمد می باشند.

نکته: ماهیت برخی از حساب ها با توجه به تاثیر آنها در افزایش یا کاهش مقدار سرمایه شرکت یا دارایی ها مشخص می شود. حساب درآمد، هزینه و ذخیره استهلاک از این جمله می باشند.

حساب ذخیره استهلاک نیز چون کاهنده دارایی ها می باشد دارای ماهیت بستانکار است.

۳- حساب های با ماهیت دوگانه:
که می توان آنها را یا در سمت راست معادله حسابداری قرار داد و یا در سمت چپ و مانده آن ها در پایان سال می تواند بدهکار یا بستانکار باشد مانند حساب جاری شرکا

۴- حساب هاب فاقد ماهیت:
این گروه شامل حساب هایی هستند جنبه تعهدی دارند و تغییرات در آن ها رویداد مالی حساب نمی شود. حساب های انتظامی از جمله این حساب ها می باشد.

در نرم افزارهای حسابداری معمولا می توان در هنگام تعریف کد حسابداری ، ماهیت آن حساب را نیز مشخص نمود. مثلا در نرم افزار حسابداری باتیز در قسمت تعریف کدینگ حسابداری ، هنگام تعریف یک کد حسابداری می توان مشخص نمود که این حساب دارای ماهیت بدهکار است یا بستانکار و یا دوماهیتی.

نرم افزار حسابداری باتیز محصول شرکت داده پردازان ارگس دارای کدینگ حسابداری شش سطحی می باشد که سه سطح تفضیلی شناور دارد.

استخدام حسابدار لازمه کارکرد با نرم فزار حسابداری

یک سوال بسیار مهم برای صاحبان کسب و کارهای کوچک این استکه آیا برای کار با نرم افزار حسابداری باید حسابدار استخدام کنم؟ استخدام حسابدار چه کمکی به کسب و کار من می کند. آیا با استخدام حسابدار و افزودن هزینه حقوق چیز مثبتی به دست می آورم؟ در اینجا پاسخ یکی از کارآفرینان و سرمایه‌گذاران در صنایع را نقل می کنیم:

یکی از مسائلی که کسب و کارهای کوچک با آن درگیر هستند ، انجام امور زیادی از کارها از قبیل امور مالی،بانکی، بازرگانی، قانونی و … توسط تعداد کمی از افراد است. خیلی از مدیران و صاحبان کسب و کار ، از نیازهای مختلف کسب و کارشان به مشاغل مختلف (همچون حسابداری) مطلع نیستند. به هر حال انجام امور مالی و حسابداری در هر کسب و کاری بسیار مهم است. بنابراین استخدام حسابدار و کسی که از حسابداری سر در بیاورد برای هر کسب و کاری ضروری است. حتی اگر استخدام حسابدار تمام وقت برای شما امکانپذیر نیست، می‌توانید به صورت پاره وقت از خدمات حسابدار استفاده کنید.

یکی از نکات مهم این است که بدانید چگونه از متخصصین مالی و حسابداری بهره ببرید تا کسب و کارتان رونق بگیرد.

استخدام حسابدار پاره‌ وقت یا تمام وقت خیلی تفاوتی ندارد. بلکه خود استخدام حسابدار حائز اهمیت است و شما به عنوان یک کارفرما باید یاد بگیرید که چگونه موضوعات مالی را به ایشان بسپارید.

هرچه کارآفرینان بیشتر تجربه کسب می‌کنند و جریان مالی کسب و کارشان بیشتر می‌شود، بیش از پیش اهمیت حضور یک حسابدار(استخدام حسابدار) را درک می‌کنند. جالب توجه است که حسابداران شما را همچون یک وکیل در موارد قانونی نیز کمک می‌کنند.

ما در ادامه به چند موردی که استخدام حسابدار تمام وقت یا استخدام حسابدار پاره وقت به کسب و کارتان کمک می‌کند اشاره می‌کنیم:

حسابداری که استخدام کردید به شما در مورد ساختار دارایی‌ها و حقوق قانونی شما کمک می‌کند
استخدام حسابدار خوب و حرفه ای به شما در طراحی سیستم مالی کمک می کند و گزارشات مالی جامع و مفیدی برای شما فراهم می کند.
استخدام یک حسابدار که بتواند نرم افزار حسابداری شما را درست مدیریت کند باعث می‌شود که درگیر مسائل بیمه و مالیاتی نشوید.
این حسابدار می تواند در مدیریت هزینه‌ها به شما کمک کند و هینه های شما را کاهش دهد. او به شما در زمینه جداسازی هزینه‌های شخصی و کاری نیز کمک می‌کند.

حسابدار می تواند با محاسبات دقیق مالی به شما بگوید که بهتر است یک دارایی را بخریم و یا آنرا اجاره کنیم

کارفرماها معمولا با صورت‌های مالی آشنایی خیلی زیادی ندارند و وقت چندانی هم برای تجزیه و تحلیل آنها ندارند. یک حسابدار می تواند در تجزیه و تحلیل صورت‌های مالی به شما کمک کند.

مسائل مالی دارای پیچیدگی‌هایی است که فقط با حضور یک حسابدار می‌توان آنها را درک کرد و بر اساس آنها استراتژی مناسب را برگزید. قوانین نیز دائما در حال تغییر هستند و نیازمند حسابداری هستیم تا از آنها مطلع باشد و همیشه به روز باشد.

موضوع دیگری که اهمیت دارد، استفاده کارشناس مالی و حسابداری برای تصمیم گیری است. حسابدار همیشه قرار نیست پس از رویداد مالی به تجزیه و تحلیل نتایج بپردازد. یک کارآفرین می‌تواند همیشه قبل از اتخاذ یک تصمیم، با حسابدار مشورت کند و از عواید تصمیمش آگاه شود. همواره تاکید شده است که پیشگیری بهتر از درمان است.

در نظر داشته باشید که تمامی موارد ذکر شده در بالا مشخص می کند که استخدام حسابدار برای یک کسب و کار دارای اهمیت است.

ده خصوصیت نرم افزار حسابداری

بسیاری از سازمان ها به دنبال تهیه نرم افزار حسابداری هستند، تعدد زیاد نرم افزارهای حسابداری موجود در بازار ، انتخاب و خرید بهترین نرم افزار حسابداری را برای سازمان به کار سختی بدل ساخته است . در اینجا ده خصوصیت اساسی که هر نرم‌ افزار حسابداری باید داشته باشد تا رضایت ذی‌نفعان آن کسب‌وکار را به ارمغان آورد، ذکر می کنیم.

خصوصیت اول نرم افزار حسابداری – ارائه گزارش‌های دقیق و کاربردی

در دنیای مدرن امروزی کسب‌وکارها، اطلاعات یکی از مهم‌ترین ابزارها به شمار می آیند. با تکیه‌ بر تحلیل اطلاعات، قدرت تصمیم‌گیری مدیران افزایش می‌یابد. تحقیقات نشان از آن دارد که بیش از ۷۰ درصد از کسب‌وکارها در دو سال نخست تاسیس، به‌دلیل عدم‌دسترسی به اطلاعات کافی و عدم تحلیل صحیح آن‌ها، شکست می‌خورند.

استفاده از یک نرم‌ افزار حسابداری مناسب که بتواند گزارش‌های مورد نیاز شما را ارائه دهد، سبب رشد سازمان شما می‌شود. از طرفی سازمان‌ها همواره نیازمند ارائه‌ی گزارش‌های قانونی مانند گزارش خرید و فروش فصلی، ارزش‌افزوده و اظهارنامه مالیاتی هستند و حسابداران زمان بسیاری را بابت تنظیم آن‌ها صرف می‌کنند. استفاده از نرم‌ افزارحسابداری باید کمک کند تا حسابداران و مدیران مالی با صرف زمان کم‌تر، گزارش‌هایی دقیق‌تر ارائه دهند.

خصوصیت دوم نرم افزار حسابداری – ویژگی‎های بصری (گرافیکی) مناسب

حسابداری جزء فعالیتهایی است که تمرکز در آن خیلی حائز اهمیت است. با این‌حال استفاده از ویژگی‌های بصری مانند ارائه‌ی نمودارها و گزارش‌هایی که جذابیت بصری دارد، سبب ارائه‌ی مناسب‌تر تحلیل حسابداران می‌شود. گزارش‌هایی که در قالب تصویری مناسبی به مدیران ارائه می‌شوند، می‌توانند به درک شفاف‌تر از وضعیت کسب‌وکار کمک کنند و در نتیجه ارتباط بین حسابداران و مدیران مالی با مدیران ارشد سازمان تسهیل می‌شود.

خصوصیت سوم نرم افزار حسابداری – یکپارچگی؛

صرفا ثبت سند حسابداری در نرم افزار حسابداری برای یک سازمان کافی نیست. کسب و کارها عملیات متعددی از جمله عملیات چک، کنترل حساب‌های بانکی، انبارداری، خرید از تامین‌کنندگان،مدیریت فروش، محاسبه دستمزد پرسنل و… دارند؛ تمامی اطلاعات گفته شده، درنهایت تبدیل به موجودی‌های مالی سازمان می‌شوند. یکپارچگی سیستم حسابداری به سازمان کمک می‌کند، اطلاعات به‌شکل منسجمی ثبت شوند؛ در نتیجه، دوباره‌کاری پیش نمی‌آید و تجمیع اطلاعات به‌شکل سازمان‌یافته دردسترس خواهد بود.

خصوصیت چهارم نرم افزار حسابداری – به‌روز بودن؛

سازگاری با تغییرات قانونی و استانداردها از واجبات نرم‌ افزارحسابداری است. قوانین مالیاتی و استانداردهای حسابداری اگر تغییر کنند، شرکت ارائه‌دهنده‌ی نرم‌ افزار باید به‌قدری توانایی داشته باشد که به‌سرعت تغییرات را در سیستم ایجاد کند و حسابدار نگرانی بابت تغییرات قوانین و مقررات نداشته باشد. حضور تیمی با تجربه و متخصص در حوزه‌ی برنامه‌نویسی نرم‌ افزار، حسابداری و مدیریت مالی می‌تواند این دل‌گرمی و اطمینان را به استفاده‌ کننده از نرم‌ افزار (حسابدار) بدهد.

خصوصیت پنجم نرم افزار حسابداری – سازگاری با کسب‌وکار؛

هر کسب‌و‌کار با توجه به زمینه‌ی فعالیت در حوزه‌های مختلف، از جمله بازرگانی، تولیدی و… نیازمند راه‌حل ویژه‌ی آن کسب‌وکار است؛ نرم‌ افزارهای حسابداری نیز از این قاعده مستثنا نیستند. برای نمونه، یک شرکت فعال در حوزه‌ی پیمانکاری نیازمند نرم‌ افزاری است که بتواند موضوعات مهم این حوزه مانند قراردادها و پروژه‌ها را به‌لحاظ مالی مدیریت کند.

خصوصیت ششم نرم افزار حسابداری – گسترش‌پذیری؛

هر کسب‌وکاری به امید رشد و توسعه به فعالیت‌ خود ادامه می دهد. رشد در یک سازمان می‌تواند افزایش تعداد پرسنل، افزایش میزان فروش و گردش مالی باشد. ممکن است سازمانی که پنج نفر پرسنل دارد صرفا با یک سیستم حسابداری بتواند امور مالی‌ خود را مدیریت کند. در آینده که تراکنش‌های مالی افزایش می‌یابد، سازمان باید سیستم دریافت و پرداخت و خزانه‌داری اضافه ‌کند، شاید هم تعداد پرسنل در چند سال افزایش یابد و نیازمند به سیستم حقوق و دستمزد باشد. این نمونه‌ها نشان‌دهنده‌ی رشد کسب‌و‌کار و افزایش نیاز به ویژگی‌های بسته‌ی نرم‌ افزاری است. اگر نرم‌ افزاری انتخاب شود که تنها پاسخ‌گوی وضعیت کنونی کسب‌وکار باشد، در آینده‌ی نزدیک این نرم‌ افزار به‌دلیل ناسازگاری با رشد سازمان، کنار گذاشته می‌شود. در چنین وضعیتی، هزینه‌‌ی‌ درخورتوجهی بابت خرید و آموزش نرم‌ افزار جدید باید اختصاص داده شود. پس باید ارائه‌دهنده‌ی نرم‌ افزاری را انتخاب کرد که با سبد محصولی مناسب، پاسخ‌گوی سازمان شما در گذر زمان باشد و حسابداران با توسعه‌ی کسب‌وکار نگرانی تغییر نرم‌ افزار نداشته باشند.

خصوصیت هفتم نرم افزار حسابداری – تضمین امنیت اطلاعات مالی؛

از مهم‌ترین اطلاعات موجود در یک سازمان، اطلاعات مالی است، عدم ثبت اطلاعات مالی یا سوء استفاده از این اطلاعات می‌تواند آسیب‌های جدی به سازمان وارد کند. حساسیت نسبت به امنیت اطلاعات از موارد کلیدی در تهیه‌ی نرم‌ افزار است؛ در این مسیر، تعداد مشتریان شرکت ارائه‌دهنده‌ی نرم‌ افزار، رضایت مشتریانش و اعتبار شرکت ارائه‌دهنده در بازار می‌تواند از امنیت اطلاعات مالی، به حسابداران اطمینان دهد.

خصوصیت هشتم نرم افزار حسابداری – پشتیبانی فنی و خدمات پس از فروش با کیفیت؛

پشتیبانی و خدمات پس از فروشی که حسابداران بتوانند به آن اعتماد کنند، از ارزشمندترین اهداف شرکت‌های نرم‌ افزاری است. بسیاری از ارائه‌دهندگان نرم‌ افزار، خدمات پس از فروش را صرفا نصب نرم‌ افزار برای مشتری می‌دانند، اما واقعیت فراتر از این موضوع است؛ شرکتی که نرم‌ افزارحسابداری تولید می‌کند باید خیال حسابداران را بابت پاسخ‌گویی به پرسش‌هایشان راحت کند، خریداران نرم‌افزار باید اطمینان داشته باشند که متناسب با نیازشان هر زمانی که بخواهند می‌توانند مسائل‌شان را برطرف کنند و کارشناسان پشتیبانی آن نرم‌ افزار، باید پاسخ‌گویی و رفع مسئله مشتری را مهم‌ترین مسوولیت‌شان بدانند. خدمات پس از فروش و پشتیبانی با کیفیت، نیازمند زیرساختی قوی و رقابتی است تا سازمان بتواند به‌شکلی شایسته درخواست و مسئله مشتری را مدیریت کند. وجود خدمات متنوعی هم‌چون، پاسخ‌گویی تلفنی، پاسخ‌گویی آنلاین و آفلاین، تلفن گویا، مراجعه‌ی حضوری، تجیهزات مناسب آموزشی و… همگی از خدماتی هستند که با کیفیت مناسب توسط سازمان تولید کننده‌ی‌ نرم‌ افزار می‌بایست ارائه شوند.

خصوصیت نهم نرم افزار حسابداری – سادگی و کاربرپسند بودن؛

از بزرگ‌ترین عوامل موفقیت شرکتی مانند مایکروسافت، تولید نرم‌ افزاری کاربرپسند و ساده است. افراد به‌سادگی با ابزاری هم‌چون Word یا Powerpoint کار می‌‌کنند و به‌مرور زمان، یاد می‌گیرند که چگونه می‌توانند از قابلیت‌های چنین نرم‌ افزاری استفاده کنند. نرم‌ افزارهای حسابداری هم از این قاعده مستثنا نیستند. حسابدار باید بتواند به‌راحتی نرم‌ افزار را فرابگیرد و به‌سرعت بتواند به تسلط کافی دست یابد. سادگی و در عین حال کاربردی بودن نرم‌ا فزار، ویژگی کم‌یابی است که اگر حسابدار به آن دست یابد بهره‌وری کاریش افزایش و تنش‌های کاریش کاهش می‎یابد.

خصوصیت دهم نرم افزار حسابداری – قیمت متناسب با امکاناتی که دریافت می‌کنید؛

در نظر داشته باشید قیمت محصولی که می‌خرید صرفا بابت نرم‌ افزاری که تهیه می‌کنید نیست. تمامی موارد بالا در قیمت و هزینه‌های آتی سازمان شما تاثیرگذار هستند. نرم‌ افزاری که قابلیت گزارش‌دهی ندارد، قدرت تحلیل به حسابدار شما نمی‌دهد، فراگیری و تسلط بر آن دشوار است، قابلیت گسترش مطابق با رشد سازمان شما را ندارد، کیفیت پشتیبانی فنی‌ آن پایین است و… به‌طور جدی به کسب‌و‌کار شما لطمه می‌زند و هزینه‌های جبران‌ناپذیری بر سازمان وارد می‌کند.

نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار حسابداری

نرم افزار اتوماسیون اداری داده پردازان ارگس نرم افزاری است که تمام امکانات مربوط به اتوماسیون اداری که در بازار می باشد را دارا می باشد. این اتوماسیون اداری شامل دو زیر سیستم اساسی است.

نرم افزار حسابداری-نرم افزار حسابداری مالی-نرم افزار حسابداری یکپارچه-نرم افزار اتوماسیون اداری-لیست نرم افزارهای حسابداری-بهترین نرم افزار حسابداری

1- زیر سیستم دبیرخانه در اتوماسیون اداری قلم

در دبیرخانه بخش اطلاعات پایه و قسمت ثبت نامه وجود دارد که در آن نامه های وارده صادره را ثبت و نگهداری می کنند.

2- زیر سیستم کارتابل در نرم افزار اتوماسیون اداری قلم

در قسمت کارتابل در نرم افزار اتوماسیون اداری قلم گردش نامه ها وجود دارد. در این قسمت هر شخصی یک کارتابل دارد که تمام نامه هایی که دراتوماسیون اداری قلم به وی ارجاع می شود را در کارتابل مخصوص خود می بیند.

نرم افزار اتوماسیون اداری قلم دارای امکانات زیادی می باشد برخی از امکانات این نرم افزار در زیر آمده است.

اطلاعات پایه در اتوماسیون اداری
تعریف و تنظیمات دبیرخانه
عملیات ثبت نامه های اداری در اتوماسیون اداری
عملیات کارتابل و ارجاعات
عملیات پیامها و کارتابل پیامها
تعریف جانشین و تفویض کارها
سیستم فرمساز
مدیریت جلسات و قرارها و تقویم
هشدارها و اطلاع رسانی
کاربران و سطوح دسترسی
گزارشات اتوماسیون اداری
پرونده ها و پروژه ها

اطلاعات پایه اتوماسیون اداری قلم

امکان تعریف موضوعات نامه های اداری و کلید واژگان به صورت ساختار درختی
امکان تعریف انواع طبقه بندی امنیتی نامه اداری (عادی و محرمانه و …)
امکان تعریف انواع ارجحیت نامه اداری (عادی، فوری، آنی و ..)
امکان تعریف روش ارسال نامه اداری (دستی، پیک، ارباب رجوع، پست و …)
امکان تعریف انواع روابط بین نامه های اداری (مانند عطف، پیرو، جوابیه و…)
امکان تعریف دلائل ارجاع، شرحها و پارافهای پرتکرار در اتوماسیون اداری
امکان تعریف پست های اداری سازمانی داخل سازمان و خارج سازمان به صورت درختی

امکان تعریف اشخاص (حقیقی و حقوقی ) طرف مکاتبات اداری (شامل نام سازمان، سمت سازمانی، نام شخص، آدرسهای پستی، شماره های تلفن و فکس، Emailو سایر جزئیات).
امکان تعیین پست سازمانی هر شخص در اتوماسیون اداری قلم
تعریف گروههای مکاتباتی اداری داخلی و خارجی، شخصی و عمومی.
امکان تعریف انواع مدارک پیوست نامه اداری (از قبیل کتاب، مجله ، سی دی و …)
امکان تعریف کلاسه های بایگانی نامه های اداری (محل های بایگانی نامه های اداری) به صورت ساختار درختی برای تعیین محل فیزیکی بایگانی نامه
امکان تعریف انواع الگو برای تایپ و چاپ نامه اداری

تعریف و تنظیمات دبیرخانه در اتوماسیون اداری قلم

امكان تعريف چندين دبيرخانه در اتوماسیون اداری قلم به طور مجزا برای ثبت نامه های اداری
امکان مشخص کردن فرمت شماره نامه اداری برای هر دبیرخانه بر اساس سال و ماه و کد دبیرخانه و حروف ثابت و اندیکاتور
امکان تعیین شماره اولین نامه اداری وارده / صادره ثبتی در تنظیمات دبیرخانه در اتوماسیون اداری قلم
امکان تعیین مستقل یا وابسته بودن شماره اندیکاتور نامه های اداری وارده و صادره به هم
امکان تعیین فرستنده و گیرنده پیش فرض برای نامه های اداری صادره و وارده

عملیات ثبت نامه ها در اتوماسیون اداری قلم

امکان ثبت نامه وارده اداری در نرم افزار اتوماسیون اداری قلم

امکان تعیین محرمانگی (عادی، محرمانه و …) برای نامه اداری وارده
امکان تعیین اولویت (عادی، فوری و …) برای نامه اداری وارده
امکان تعیین موضوع نامه به صورت ساختار درختی برای نامه اداری وارده
امکان تایپ چکیده نامه اداری وارده
امکان تعیین محل بایگانی نامه اداری وارده
امکان ثبت اطلاعات مربوط به نامه های اداری عطف و پیرو و مرتبط ، برای نامه اداری وارده
امکان تعیین مدارک پیوست و تایپ شرح آنها (مانند کتاب و سی دی و …) برای نامه اداری وارده
امکان اسکن نمودن تصویر نامه اداری وارده در اتوماسیون اداری
امکان الصاق نمودن کلیه فایلهای الکترونیکی از قبیل فایلهای Word و Excel و تصویری و صوتی و انواع فقشه ها و مدارک دیگر به نامه اداری وارده و گردش آنها همراه نامه اداری وارده