تست نرم افزار حسابداری و اتوماسیون اداری

بحث کنترل کیفی نرم افزار حسابداری و نرم افزار اتوماسیون اداری بحثی مفصل است که می تواند مدت زمان زیادی مورد بحث و بررسی قرار گیرد. یادم هست که چند سال پیش یک دوره تست و کنترل کیفیت نرم افزار در شرکت داده پردازیی خوارزمی برگزار شد و بحث های مفصلی در زمینه تست و کنترل کیفیت نرم افزار بر اساس متدولوژی RUPP صورت گرفت.

در مقاله قبلی گفتیم که یک تست یک فرم ساده چقدر می تواند زمانبر باشد و تست کیس های خیلی زیادی می تواند داشته باشد. یک نرم افزار حسابداری و یا یک نرم افزار اتوماسیون اداری را در نظر بگیرید که دارای فرمهای متعدد و پیچیدهه هستند و البته فرمها با هم ارتباطات پیچیده هم دارند. مثلا در نرم افزار حسابداری با ثبت یک سند حسابداری ، دفاتر و ترازهاا و تمام گزارشات حسابداری باید بروز شوند و یا در نرم افزار اتوماسیون اداری با ثبت یک نامه باید آن نامه اداری به کارتابلل یک شخص ارسال گردد.

این ارتباطات بحث تست و کنترل کیفیت نرم افزارهای بزرگ تر را پیچیده تر می کند تا جایی که به ازای ار ارتباط جدیدی که در سیستم و نرم افزار به وجود می آید به همان میزان پیچیدگی تست و کنترل کیفی به صورت تصاعدی سخت تر می شود و زیادتر می شود.

خوب حالا به یک فرم بزرگتر در نرم افزار فکر کنید که فقط یک اطلاعات پایه ساده نباشد. مثلا فرم ثبت سند حسابداری در نرم افزار حسابداری و یا ثبت نامه وارده در نرم افزار اتوماسیون اداری را در نظر بگیرید.

زمانی که یک سند حسابداری را ثبت می کنیم در حقیقت یک سری کد حساب و یا همان سرفصل حسابداری را بدهکار و یا بستانکار می کنیم. یا اینکه زمانی که یک نامه وارده در نرم افزار اتوماسیون اداری ثبت می کنیم در حقیقت یک سریی اطلاعات مثل موضوع نامه و شماره نامه و گیرنده و … را در سیستم وارد می کنیم.

ما فعلا کاری با تست خود این فرمها نداریم. ولی می خواهم بگویم که ثبت این فرمها یک سری اما و اگر در فرم های اطلاعات پایه را بوجود می آورد. یعنی باید برگردیم و فرمهای اطلاعات پایه مثل تعریف کدینگ حسابداری و یا تعریف اشخاص در اتوماسیون اداری را تست کنیم.

چرا ؟ چون کد حسابداری که در سند حسابداری دارای گردش شده است و اصطلاحا گردش پیدا کرده است نباید حذف شود مگر اینکه قبل از آن سند حسابداری که این کد در آن گردش پیدا کرده است حذف شود.

پس ما برای تست فرمهای اطلاعات پایه باید بخشی از تست ها را بعد از استفاده از آن اطلاعات انجام دهیم. توجه نکردن به این نکات ریز باعث ایجاد باگهای مخفی در سیستم می شود و ممکن است مشتری را به سیستم بدبین کند. اگر مشتری به نرم افزار حسابداری و یا نرم افزار اتوماسیون اداری و یا هر نرم افزار دیگری اعتماد نکند نمی تواند با خیال راحت در آن اطلاعات وارد کرده و بعد از سیستم گزارشات مورد نیازش را بازیابی نماید.

برای تسلط کامل بر تست و کنترل کیفی محصولات باید یک برنامه ریزی و پلن محکم داشته باشیم و بر اساس آن برنامه ریزی پیش برویم. آنگاه می توانیم مطمئن شویم که محصول تولید شده دارای کیفیتی است که می تواند مشتری را راضی و اهداف شرکت را محقق کند.

کنترل کیفیت نرم افزار حسابداری

بخش کنترل کیفیت یا QC به بخشی گفته میشود که بر روی روشهایی کار می کند که تولید کننده بتواند به وسیله آن روشها از مرغوبیت و مشتری پسند بودن محصولات تولیدی خود مطمئن گردد. این روشها و سیستمها معمولاً با همکاری با دیگر رشته های مهندسی و بازرگانی طراحی میشوند.

البته در تعریف بالا فقط بحث تولید مد نظر قرار گرفته است ولی می توان بحث ارائه خدمات یا محصول را نیز به آن افزود. محدود کردن کنترل کیفی فقط به بخش تولید ناقص است. مخصوصا در محصولاتی مانند نرم افزار حسابداری که ارائه خدمات در آن حرف اول را می زند. برای مثال بهترین نرم افزار حسابداری را هم تولید کرده باشید ولی در ارائه خدمات پس از فروش آن کوتاهی نمایید به مشکل برخورد خواهید کرد.

کنترل کیفیت یا همان QC یکی از مباحث مهندسی صنایع است. کنترل کیفیت در صورتی که به صورت جدی مورد توجه قرار گیرد ، علاوه بر دسترس پذیر کردن کیفیت، بهره وری فعالیت سازمان را نیز افزایش می دهد. بسته به نوع عوامل موثر در کیفیت محصولات و خدمات و وسعت حوزه ی بررسی کیفیت مباحثی مانند کنترل کیفیت آماری، تضمین کیفیت و کنترل کیفیت فراگیر مطرح شده اند.

هر یک از کنترل های اشاره شده به مقدمات و ابزاری نیاز دارند که طراحی و پیاده سازی آنها در مهندسی صنایع وسیستم ها مورد مطالعه قرار می گیرند. واحد کنترل کیفیت در هر سازمان یا شرکت ، واحدی است که در زمینه ی اداره ی استانداردهای تعیین شده از سوی سازمان و همه ی موادی که توسط سازمان مصرف و تولید می شوند مسئول است و بازرسی یک قسمت مهم از این جریان است.

قائدتا شرکت های تولید کننده نرم افزار حسابداری و یا سایر محصولات نرم افزار مانند نرم افزار اتوماسیون اداری نیز برای خود دارای واحد کنترل کیفیت هستند که بر محصولات تولیدی و همچنین خدمات ارائه شده توسط تیم نصب و راه اندازی و پشتیبانی نظارت می کنند تا هم نرم افزار حسابداری تولید شده از کیفیت مطلوبی برخوردار شود و هم خدمات نصب و راه اندازی نرم افزار به طور مطلوب پیش رود.

کیفیت یا Quality چیست؟

تعریف کیفیت ساده نیست. واژه كیفیت یا Quality منشا سردرگمی های زیادی است، زیرا در صحبت های روزمره معمولاً دلالت بر برتری و بهتر بودن دارد. به همین دلیل است که واژه كیفیت دارای نوعی ارزش ذهنی می شود كه تشریح آن به آسانی ممكن نیست. امّا اكثریت مردم باور دارند كه آن را می فهمند و توان تشخیص آن را دارند.

در حال حاضر كیفیت در صنعت تولید و به طور فزاینده در حوزه های دیگر بار مفهومی دقیق تری دارد كه به معنی شناسایی ویژگی های یك فرآورده یا نوعی خدمت، به گونه ای كه خواسته های مشتری را در سطح قابل قبولی برآورده تعبیر می شود.

وقتی کیفیت برای یک محصول سخت مثلا مانند اتومبیل سخت باشد وضع محصولاتی مانند نرم افزار حسابداری کاملا مشخص است. این محصولات به علت اینکه غیر مشهود هستند دارای کنترل کیفی پیچیده تری هستند. از جمله نرم افزار هایی که کنترل کیفی آنها سخت است نرم افزار اتوماسیون اداری می باشد.

در این صورت كیفیت نوعی ارزش عینی دارد كه قابل اندازه گیری و سنجش است.سطح این ارزش، تصریحاً یا تلویحاً، بر اساس توافق بین مشتری و عرضه كنندگان مشخص می گردد. مفهوم عینی كیفیت همین است كه در سراسر این مقاله دنبال می شود. كیفیت به عنوان مجموع خواست های مقبول مشتری دو خصوصیت اصلی دارد:
انتظار مشتری، یعنی این كه محصول تولیدی باید خواست هایش را برآورد كاستی های موجود در محصول یعنی این كه در برآوردن هدف موردنظر با شكست روبرو می شود یا این كه نارضایتی به دنبال دارد.

شرکت تولید کننده محصولات نرم افزاری از قبیل نرم افزار حسابداری و یا نرم افزار اتوماسیون اداری به منظور برآوردن رضایت مشتری باید از طریق فرآورده های تولیدی در دو جهت اقدام كنند از دیدگاه بیرونی، در نظر داشتن خواست های مشتریان فراورده ها؛از دیدگاه درونی، در نظر گرفتن پیامدهای تنوع انسانی و ابزاری به منظور هر چه كمتر كردن تعداد فرآورده های ناقص.

چگونگی تولید نرم افزار حسابداری

انتخاب یك روش خوب برای تولید نرم‌افزار حسابداری و یا نرم افزار اتوماسیون اداری به مواردی مانند نوع، حجم و پیچیدگی آن بستگی دارد. برخی از نرم افزارهای حسابداری دارای پیچیدگی های خاصی هستند که تولید آنها را با دشواری روبرو می کند. ساختن یك نرم‌افزار حسابداری مانند ساختن یك خانه به نقشه نیاز دارد و باید از قبل همه چیز را پیش‌بینی كرد.

در نرم‌افزار‌های كوچك نیز همین طور است؛ مثلا برای ساختن یك نرم‌افزار ماشین حساب (که معادل یک نرم افزار حسابداری بسیار ساده می توان آنرا منظور کرد) فقط لازم است عملیاتی را كه می‌خواهیم ماشین حساب انجام دهد، در ذهن داشته باشیم و با یكی از زبان‌های برنامه‌نویسی مثلا با زبان برنامه نویسی سی شارپ آشنا باشیم تا بتوانیم یك نرم‌افزار ساده بسازیم.

طراحی و پیاده‌سازی نرم‌افزار‌های حسابداری متوسط و بزرگ و یا نرم افزار اتوماسیون اداری مانند ساختن مجتمع‌ مسكونی و برج‌ است. برای ساختن آنها محاسبات و پیش‌بینی‌های بیشتری نیاز است؛ مثلا برای تولید یك نرم افزار حسابداری یكپارچه مدیریتی مانند نرم افزار حسابداری باتیز لازم است همه چیز دقیق محاسبه و اهداف نرم‌افزار تعیین شود.

در اینجا تولید نرم‌افزار را با ساختن ساختمان مقایسه كردیم، ولی یك فرق اساسی بین این دو وجود دارد و آن، این‌كه در تولید نرم‌افزار به دلیل قابل مشاهده‌نبودن روند رشد پروژه به صورت فیزیكی به ابزارهای خاصی برای اندازه‌گیری روند پیشرفت پروژه نیاز داریم. در ادامه به معرفی چند روش تولید نرم‌افزار می‌پردازیم. کلا در برخی از موارد ممکن است که تا 90 درصد کار انجام شده باشد ولی هیچگونه خروجی ملموسی برای ارائه وجود نداشته باشد. مثلا اگر شما کل نرم افزار حسابداری را نوشته باشید ولی قسمت تعریف کد حساب را آماده نکرده باشید آنگاه فرم سند حسابداری و گزارشات مربوط به ترازها و دفاتر که خروجی کار هستند کار نخواهند کرد و عملا شما چیزی برای ارائه به کاربر نخواهید داشت.

روش آبشاری
روش آبشاری که در قدیم در دانشگاهها تدریس می شد ، روشی سنتی و قدیمی است. در این روش مراحل به صورت ترتیبی انجام می‌شود،

ابتدا نیازهای نرم افزار حسابداری و یا نرم افزار اتوماسیون اداری برآورد ‌می شود.

سپس تحلیل و طراحی نرم‌افزار حسابداری و یا نرم افزار اتوماسیون اداری انجام می‌شود.

بعد از آن به مرحله پیاده‌سازی و کد نویسی نرم افزار حسابداری و یا نرم افزار اتوماسیون اداری می پردازیم. این کد نویسی به وسیله یکی از زبان‌های برنامه‌سازی صورت می‌گیرد.

در نهایت نرم‌افزار حسابداری تولید شده تست می‌شود و پس از پشت سر گذاشتن مراحل کنترل کیفی برای مشتری نصب و راه اندازی می شود.

تجربه ثابت کرده است كه این روش می‌تواند برای نرم‌افزار‌های حسابداری كوچك جوابگو باشد. ولی اگر فاصله بین نیاز سنجی تا نصب و راه اندازی زیاد شود آنگاه نرم افزار حسابداری تولید شده ممکن است مطابق با نیازهای جدید کاربر نباشد و بلا استفاده خواهد بود.

متدولوژی های جدیدتر

در روشهای جدیدتر ایتدا سعی می‌شود یك نسخه به صورت ماکت از نرم‌افزار حسابداری تهیه شود و به کاربر نمایش داده شود و سپس اگر مورد تایید کاربر بود آن نسخه کوچک تولید شود و سپس با توجه به نیازمندی‌های کاربر و به مرور زمان، نسخه اولیه اصلاح شود و نسخه‌های كامل‌تر تهیه شود.

این روش به تنهایی قابل استفاده نیست؛ ابتدا باید كار را با یكی از روش‌های دیگر شروع كرد سپس وارد روش نمونه‌ای شد. از ویژگی‌های روش نمونه‌ای علاوه بر این‌كه از نظرات كاربر استفاده می‌كند، این است كه سعی دارد با تقسیم پروژه به قسمت‌های كوچك‌تر ـ كه راحت تر قابل تغییر است ـ ریسك پروژه را كمتر كند.

اسناد غیر تراز در نرم افزار حسابداری

در اکثر نرم افزار های حسابداری از جمله نرم افزار حسابداری باتیز ، اسناد حسابداری دارای وضعیت های مختلف هستند. این وضعیت ها عبارتند از : وضعیت یادداشت ، وضعیت موقت ، وضعیت دائم و وضعیت تصویب شده.

وضعیت یادداشت :

در این حالت سند به صورت یادداشت ثبت شده و در گزارشات ظاهر نمی شود و فقط جنبه یک پیش نویس سند حسابداری را دارد. در این وضعیت سند می تواند به صورت غیر تراز هم ثبت شود.

وضعیت موقت :

معمولا اکثر اسناد حسابداری در این وضعیت ثبت می شوند. این وضعیت به نوعی وضعیت معمولی برای اسناد حسابداری است. اسناد حسابداری در این وضعیت در گزارشات حسابداری مانند ترازها و دفاتر حسابداری و گزارش مرور حسابها ظاهر می شوند. البته این را هم باید ذکر کرد که برخی نرم افزار های حسابداری در گزارشات امکانی را برای کاربر فراهم می کنند که کاربر بتواند خودش انتخاب نماید که این اسناد موقت در گزارش بیایند یا نیایند.

اسناد حسابداری در وضعیت موقت هم می توانند به صورت غیر تراز ثبت شوند. البته این به سلیقه کاربر وابسته است و کاربر می تواند اسناد حسابداری غیر تراز را در وضعیت یادداشت نگه دارد و آنها را به حالت موقت تبدیل نکند تا وضعیت غیر تراز بودن آنها مشخص شود.

وضعیت دائم :

این وضعیت معمولا زمانی برای اسناد حسابداری رخ می دهد که مدیر مالی شرکت یا موسسه یا بنگاه اقتصادی ، اسناد حسابداری موقت را بررسی و آنها را تایید می کند. در این حالت اسناد حسابداری از وضعیت موقت به وضعیت تایید شده در می آیند. لازم به ذکر است که اسناد حسابداری در حالت دائم ، غیر قابل اصلاح و حذف هستند. یعنی سند حسابداری که توسط مدیر مالی شرکت به حالت تایید شده در آمد دیگر قابلیت اصلاح و حذف توسط کاربران را ندارد.

در نرم افزار های حسابداری از جمله نرم افزار حسابداری باتیز ، قبل از اینکه بتوان حسابهای موقت و دائم را بست و سند سود و زیان و سند اختتامیه را ثبت نمود، باید تمامی اسناد تایید شده و به حالت دائم درآیند.

نرم افزار حسابداری باتیز ، نرم افزار حسابداری بیت ، نرم افزار حسابداری ، اتوماسیون اداری قلم ، اتوماسیون اداری

وضعیت تصویب شده:

اسناد تایید شده بعد از بررسی توسط حسابرس تصویب می شوند و این وضعیت یک وضعیت عمومی نیست. خیلی از شرکت ها اسناد حسابداری را تصویب نمی کنند و در حالت تایید شده نگهداری می کنند. این وضعیت برای اسناد حسابداری اجباری نیست.

به هر حال سند حسابداری باید به صورت تراز ثبت شود و اسناد حسابداری غیر تراز در حسابداری جایی ندارند. فقط می توان به صورت یادداشت جایی آنها را نگهداری کرد تا تکلیف آن مشخص شود و بتوان با ثبت آرتیکل های دیگر سند را تراز نمود.

اینکه در برخی از نرم افزار های حسابداری اجازه داده می شود که سند حسابداری به صورت غیر تراز ثبت شود ، یک امکان برای ثبت اطلاعات به صورت موقت است.

استفاده بهینه از نرم افزار حسابداری

بحث استفاده از نرم افزار حسابداری مثل استفاده از هر ابزار دیگری مسائل و حاشیه های خاص خودش را دارد. بنده شرکت هایی را می شناسم که با تراکنش های بالا و درآمدهای زیاد از یک نرم افزار حسابداری رایگان و یا ارزان قیمت استفاده می کنند. با مدیران خیلی از این شرکت ها صحبت کرده ام. از دیدگاه آنها اصلا مهم نیست که نرم افزار حسابداری چه باشد. تنها چیزی که مهم است این است که جنس از چین وارد کنید با قیمت پایین و آنرا در بازار ایران با قیمت بالا بفروشید و پولدار شوید.

خوب معلوم است که چنین تفکری فقط زمانی بدرد می خورد که تحریم باشیم و یک محصول را به صور انحصاری از چین وارد کنیم و بتوانیم با تبلیغات فراوان آنرا بفروشیم. در چنین حالتی نبود نرم افزار حسابداری خیلی بهتر از بودنش است. زیرا در این صورت هیچ جیز مشخص نیست الا پولدار شدن ما به صورت قطعی و تضمین شده. در ضمن چون هیچ ابزاری برای اندازه گیری درآمد ما هم وجود ندارد پس مالیاتی هم در کار نیست.

اما یک محیط کاملا رقابتی را در نظر بگیرید که در آن شرکت ها برای فروش محصول خود باید ضمن بالا بردن کیفیت ارائه خدمات قیمت ها را هم پایین بیاورند. آنگاه بحث نرم افزار حسابداری بسیار مهم می شود. ابزاری که بتواند محاسبات پیچیده ای را برای ما انجام دهد و گزارشات مدیریتی در اختیار ما قرار دهد.

خیلی از افراد از نرم افزار حسابداری فقط به منظور کنترل موجودی انبار و صورتحساب مشتری استفاده می کنند و نام نرم افزار حسابداری برای آنها همین معنی را می دهد. در هر لحظه بتوان موجودی انبار را کنترل نمود و بدانیم که از چه کسی پول می خواهیم و به چه کسی باید پول پرداخت کنیم و …

اما در حقیقت نرم افزار حسابداری فقط اینها نیست. یعنی استفاده بهینه از نرم افزار حسابداری به این مسائل ختم نمی شود. بلکه از نرم افزار حسابداری استفاده های بسیار بیشتری می توان نمود.

در اینجا بنده چند مثال کوچک می آورم که البته به دو مثال قبلی هم نزدیک باشد. مثلا در باره کنترل موجودی انبار مسائلی را می توان دید به این صورت :

در کنترل موجودی انبار چندین مساله وجود دارد که باید به آنها دقت نمود. یکی از آنها بحث موجودی تعدادی و ریالی کالا در انبار است. موجودی تعدادی را همه ما می شناسیم. هر کالایی در انبار چه تعداد داریم. به همین راحتی.

ولی کمی دقت کنیم. چه تعداد داریم یک معنی در دل خودش به صورت نهفته دارد. آنهم اینکه چه موقع این کالا تمام می شود؟ خوب به نظر شما چه موقع این کالا تمام می شود. نمی دانیم. چه جمله جالبی. خوب از نرم افزار حسابداری می پرسیم که این مقدار کی تمام می شود. خوب این یکی از کاربردهای نرم افزار حسابداری که ما تا حالا به آن توجهی نداشتهه ایم. به راحتی یک گزارش فروش برای ماهها و سال های گذشته می گیرم و متوجه می شویم که میزان فروش این کالا چقدرر است ؟ در چه فصولی بیشترین فروش را داریم. و …. به این صورت براحتی می توان تخمین زد که این مقدار کالا برای چه مدت کافی است و چه زمانی بهترین موقع برای سفارش و خرید مجدد این محصول است.

گزارش تفضیلی در نرم افزار حسابداری

نرم افزار حسابداری باتیز شامل یک گزارش با عنوان گزارش گردش تفضیل می باشد که در آن گردش یک حساب تفضیل را در معین های مختلف گزارش می کند.

حساب های تفضیلی به صورتی هستند که می توانند در چندین حساب معین گردش داشته باشند. برای مثال تفضیلی اشخاص می تواند در حسابهای دریافتنی و حسابهای پرداختنی گردش داشته باشد. یا یک تفضیلی مانند مرکز هزینه می تواند در حسابهای معین انواع هزینه گردش داشته باشد.

یکی از گزارشهای مهم در نرم افزار حسابداری این است که بتواند گزارش گردش یک تفضیلی را در یک یا چند حساب معین مشخص نماید. این گزارش برای شرکتهایی که حسابداری بازرگانی دارند مهم است ولی برای شرکت هایی که حسابداری پیمانکاری و یا خدماتی دارند جنبه حیاتی دارد.

نرم افزار حسابداری که بتواند این گزارش را به بهترین وجه ارائه دهد می تواند جزء بهترین نرم افزار حسابداری برای حسابداری پیمانکاری باشد. زیرا گردش یک پروژه را می تواند در حسابهای مختلف درآمدی و هزینه ای گزارش کند و بهای تمام شده پروژه را مشخص نماید.

یکی از مزیت های این گزارش گردش تفضیلی این است که گردش تفضیل را بتواند در معین های خاصی که کاربر تیک می کند ارائه دهد. برای اینکار باید این گزارش امکانی در اختیار کاربر قرار دهد که کاربر بتواند حساب های معین خاصی را تیک زده و انتخاب نماید تا گزارش در محدوده آن معین های خاص ارائه شود.

برای مثال اگر شما بخواهید فقط هزینه های پروژه را گزارش کنید و درآمدهای آن در گزارش ظاهر نشوند این امکان را لازم دارید.

گزارش گردش تفضیل در نرم افزار حسابداری به دو صورت می تواند وجود داشته باشد. یکی گزارش گردش تفضیل در همه حسابهای معین و دیگری گزارش گردش تفضیل در حسابهای معین انتخابی.

برای تهیه گزارش گردش تفضیلی در معین های انتخابی از منوهای اصلی برنامه ابتدا باید منوی مالی و سپس گزینه حسابداری مالی را انتخاب نمایید.

سپس در منوی ظاهر شده گزینه گزارش گردش تفضیل معین انتخابی را انتخاب نمایید تا فرم مربوطه برای شما باز شود.

در فرم مربوطه یک گروه تفضیلی انتخاب می کنید مثلا پروژه ها. نرم افزار به صورت اتوماتیک همه معین هایی را که آن تفضیلی در آن معین ها گردش داشته است را در لیست به شما نمایش می دهد.

شما می توانید یک یا چند معین را انتخاب را نموده و کلید تهیه گزارش را بزنید. تا سیستم به شما گزارش را نمایش دهد.