انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب برای شما

یکی از موضوعات مهم برای کسب و کارها و سازمانها ، انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب برای کسب و کارشان است. واقعیت این است که انتخاب نرم افزار حسابداری نامناسب یک فاجعه بزرگ برای کسب و کارها به حساب می آید.

برای کسب و کارها و سازمانها ، انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب برای کسب و کارشان یک موضوع مهم و حیاتی به شمار می رود. واقعیت این است که انتخاب نرم افزار حسابداری نامناسب یک فاجعه بزرگ برای کسب و کارها به حساب می آید.

دلایل زیادی می توان برای این قضیه بر شمرد.

اولین دلیلی که می توان بر این ادعا آورد این است که برای خرید نرم افزار حسابداری باید هزینه پرداخت نمایید و اگر نرم افزار حسابداری خریداری شده برای کس بو کار شما مناسب نباشد کل آن هزینه سوخت شده است. زیرا نرم افزار حسابداری قابل پس دادن نیست و جنس سخت هم نیست که بتوان آنرا به عنوان یک کالای دست دوم فروخت. مثلا در مقایسه نرم افزار حسابداری با خودرو مشخص می شود که اگر شما یک خودرو بخرید و مناسب شما نباشد می توانید با قیمت کمتر آنرا به شخص دیگری بفروشید.

دومین دلیلی که می توان برای آن اقامه نمود هزینه های آموزش و راه اندازی است. در صورتی که نرم افزار حسابداری مناسب برای کسب و کار خود تهیه نکنید آنگاه هزینه هایی که برای آموزش پرسنل و راه اندازی آن پرداهت کرده اید همه به یکباره از بین می رود.

سومین دلیل اینکه بعد از مدتی ورود اطلاعات در نرم افزار حسابداری، هیچ گزارش درستی نیم توانید از آن تهیه نمایید. این باعث می شود که تمام اطلاعات وارد شده در نرم افزار حسابداری نا مناسب را یا باید به نرم افزار حسابداری جدید منتقل نمایید و یا قید گزارشگیری از نرم افزار حسابداری را بزنید.

نرم افزار حسابداری نا مناسب زیان های زیادی برای کسب و کار دارد که در بالا نام بردیم. به موارد بالا می توان زیان های مالی و احتمالا حتی ورشکستگی را نیز افزود.

حال این سوال پیش می آید که چگونه تشخیص دهیم که یک نرم افزار حسابداری برای کسب و کار ما مناسب است و کدام یک مناسب نیست؟

جواب این مطلب را می توان در چندین مقاله بر شمرد.

اول اینکه قبل از انتخاب نرم افزار حسابداری نیازهای حال و آینده خود و نوع کسب و کار و اندازه کسب و کار را مد نظر بیاوریم و لیستی از نیازهای کسب و کار را تهیه کنیم و مشخص کنیم که کدامیک از این ویژگیها باید توسط نرم افزار حسابداری برطرف شوند.

هدف این کار بررسی، تحلیل و ارزیابی عوامل اصلی یک سازمان می باشد که می بایست آنها را در انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب مد نظر قرار دهد.

بعد از اینکه نیازهای سازمان خود را شناختیم و فهمیدیم که نرم افزار حسابداری را برای چه نیازهایی قرار است خریداری کنیم آنگاه می رویم سراغ بسته های نرم افزار حسابداری که در بازار ایران وجود دارند.

قبل از هر چیز بر خود لازم می دانم که نرم افزار حسابداری را حتما از یک شرکت ایرانی بخرید. نرم افزار حسابداری مانند نرم افزار ورد یا اکسل نیست که خارجی آن بهتر باشد. شاید در مقاله دیگری بین نرم افزار حسابداری ایرانی و خارجی مقایسه ای صورت دادم ولی در اینجا به طور خلاصه توصیه می شود که نرم افزار حسابداری ایرانی خریداری نمایید.

در مقاله زیر بنده دلیل اینکه چرا باید نرم افزار حسابداری ایرانی بخریم را توضیح داده ام.
نرم افزار حسابداری ایرانی بخریم یا خارجی

نرم افزارهای حسابداری موجود در بازار ایران طیف وسیعی دارند. برخی از نرم افزارها ادعا می کنند که فقط نرم افزار حسابداری و مالی هستند. و برای نیازهای خاص امکاناتی ندارند. مثلا خیلی از نرم افزارهای حسابداری بخش توزیع و پخش مویرگی ندارند. یا برخی دیگر از نرم افزار های حسابداری ممکن است بخش تولید و بهای تمام شده نداشته باشند یا اینکه داشته باشند ولی یک پکیج عمومی داشته باشند و مثلا برای صنعت خاصی مثل تولید رنگ نداشته باشند.

آیا نرم افزار حسابداری ارزان قیمت بخریم

یک سوال مهم که در خرید نرم افزار حسابداری می تواند مطرح گردد مبلغ نرم افزار حسابداری است. آیا نرم افزار حسابداری ارزان قیمت لزوما خوب نیست ؟
قیمت نرم افزار حسابداری یک پارامتر در انتخاب نرم افزار حسابداری به حساب می آید. اگر قیمت نرم افزار های حسابداری موجود در بازار ایران را بررسی نماییم می بینیم که نرم افزار حسابداری از 100 هزار تومان داریم تا 200 میلیون تومان.
واقعا اینقدر اختلاف قیمت برای نرم افزار حسابداری برای چیست؟ آیا هر نرم افزار حسابداری ارزان قیمت بد است و یا هر نرم افزار حسابداری گران قیمت خوب است؟
برای برخی از افراد قیمت آنقدر مهم است که به سایر مولفه ها نگاه نمی کنند. مثلا وقتی می گویی نرم افزار حسابداری فلان 100 هزار تومان ، بدون اینکه فکر کنند که آیا آن نرم افزار بدرد کسب و کارشان می خورد یا نه ؟ سریعا آنرا خریداری می کنند.
برخی از افراد هم قیمت خیلی برایشان مهم نیست. آنقدر کسب و کارشان مهم است و پول در می آورند که پرداخت پول برای نرم افزار حسابداری سخت نیست. فقط روی این تمرکز می کنند که نرم افزار حسابداری برای کسب و کار آنها مناسب باشد.
در این بین برخی شرکت های بزرگ هم فرآیند خرید نرم افزار حسابداری را به تیمی مشترک از مالی و فروش و تولید می دهند و مدیر مالی و مدیر فروش و احتمالا مدیر کارخانه با هم به خرید نرم افزار حسابداری می پردازند. در اینجا نیز یک بودجه ای برای خرید نرم افزار حسابداری در نظر گرفته می شود.
در هر کاری باید جلوی هزینه اضافه را گرفت. یکی از آنها خرید نرم افزار حسابداری است. اگر بتوانیم چندین نرم افزار حسابداری را پیدا کنیم که همه آنها نیازهای ما را پاسخ می دهند ، مسلما بهتر است که ارزان ترین آنها را بخریم.
ولی در مورد قیمت نرم افزار باید چند نکته را در خاطر داشته باشید.
اول اینکه قیمت نرم افزار حسابداری عبارتست از قیمت اولیه نرم افزار حسابداری که باید در زمان خرید آن پرداخت نمایید.
دوم هزینه نصب و راه اندازی و آموزش کارکنان و تمام هزینه های مرتبط با ورود اطلاعات و …
سوم هزینه های پشتیبانی که در سالهای بعد باید پرداخت نمایید.

قیمت نرم افزار حسابداری به چندین عامل بستگی دارد.
اولین عامل بحث امکانات نرم افزار حسابداری است. هر چه امکاناتی که در نرم افزار حسابداری قرار داده می شود بیشتر مورد استفاده شرکت بزرگ باشد آنگاه قیمت نرم افزار حسابداری بیشتر است و هر چه امکاناتی که در نرم افزار حسابداری قرار می گیرد مورد استفاده شرکت های کوچک باشد آنگاه قیمت نرم افزار حسابداری کمتر است.
توجه کنید که تعداد امکانات مهم نیست بلکه مهم این است که این امکان به درد چه قشری از بازار می خورد. مثلا تفکیک انبار از حسابداری انبار امکانی است که برای شرکت های بزرگ مورد استفاده قرار می گیرد در صورتی که برای شرکت های کوچک دست و پا گیر است. همین تفکیک انبار از حسابداری انبار ، باعث بالا رفتن قیمت نرم افزار حسابداری می شود.

نرم افزار حسابداری ایرانی یا خارجی

خرید نرم افزار حسابداری از بازار ایران بهتر است یا خرید یک نرم افزار حسابداری خارجی؟ این یک سوال مهم است که در این مقاله به آن پرداخته ایم. پاسخ صحیح به این سوال خیلی مهم است و می تواند حتی سرنوشت شرکت ما را تعیین نماید.
قبل از بحث در این باره باید روی معیارهای انتخاب نرم افزار حسابداری بحث کنیم و مهمترین معیار را پیدا کنیم. ولی به علت اینکه در مقالات دیگر به این موضوع زیاد پرداخته ام در اینجا خیلی در این باره بحث نمی کنم. دوستان در همین سایت می توانند مقالات را دنبال کنند.
به طور خلاصه باید بگویم که مهم ترین مولفه و معیار در انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری و خرید نرم افزار حسابداری بحث خدمات پس از فروش و یا همان پشتیبانی معروف است. اگر بهترین نرم افزار حسابداری دنیا را بدرستی انتخاب نمایید ، (با در نظر گرفتن تمام معیارهای درست و دقیق) ولی پشتیبانی نداشته باشد این نرم افزار در عین اینکه بهترین نرم افزار حسابداری به حساب می آید ولی به درد شما نمی خورد.
برای مثال فرض کنید که بهترین بنز دنیا را خریداری کرده اید ولی هیچ کسی حاضر نیست به شما سرویس بدهد. بنابراین زمانی که نیاز به تعویض روغن دارید باید ماشین را دور بیندازید. همه پولی هم که بابت آن پرداخت کرده اید از کفتان رفته است.
نرم افزار حسابداری البته از ماشین خیلی مهمتر است. در حقیقت نرم افزار حسابداری یک کالای خاص است که با گذشت زمان ارزش آن برای کسب و کار شما بیشتر می شود و شما به آن محتاجتر خواهید شد. در روز اول اگر مجبور شوید نرم افزار حسابداری خریداری شده را کنار بگذارید ، اتفاق خاصی نمی افتد فقط مبلغ اولیه ای که پرداخت کرده اید از بین می رود ولی اگر چند سال اطلاعات وارد کنید و سپس به خاطر یک مساله کوچک آن نرم افزار حسابداری خراب شود و پشتیبانی هم نداشته باشد آنگاه زیان قابل ملاحظه ای نصیب شما می شود.
مطلب را خیلی طولانی نمی کنم. به هزار و یک دلیل می توان ثابت نمود که پشتیبانی و خدمات پس از فروش برای یک نرم افزار حسابداری رکن حساب می شود و بدون آن ادامه کار با نرم افزار حسابداری به صرفه نیست. حتی اگر آن نرم افزار بهترین نرم افزار حسابداری جهان باشد.
حالا تصمیم گیری راحت تر می شود. یعنی مهمترین مولفه را جلوی خود قرار می دهیم و با وجود شرایطی که کشور ما دارد مطمئن می شویم که نرم افزار حسابداری خارجی اصلا بدرد ایران نمی خورد. زیرا با یک تعویض رئیس جمهور در ایران یا در آمریکا وضع کاملا تغییر می کند.
مانند اتفاقاتی که در مورد نرم افزارهای اوراکل و یا مدیریت مستندات خارجی افتاد. شب خوابیدیم و صبح از خواب بیدار شدیم دیدیم که نرم افزار خراب شده است و پشتیبانی هم نداریم.

پشتیبانی زمانی به خوبی انجام می شود که شرکت تولید کننده آن محصول همیشه در دسترس باشد و از محصول تولیدی خود پشتیبانی نماید. اگر شرکت تولید کننده به هر دلیلی در دسترس نباشد آنگاه به محض اینکه محصول دچار مشکل اساسی شود دیگر کاری از کسی ساخته نیست. یعنی نماینده فروش و … هم کاری نمی توانند انجام دهند. بنابراین توصیه می شود که نرم افزار حسابداری را حتما از شرکت تولید کننده خریداری نمایید مگر مواقعی که شرکت تولید کننده خودش شما را به نمایندگی راهنمایی می کند.

حالا با این وصف ما به این نتیجه می رسیم که نرم افزار حسابداری را ایرانی انتخاب کنیم. نکته دیگر که ما را به چنین امری وادار می کند بحث نیازمندیهای کسب و کار ما ایرانیها در مقایسه با خارجی ها است.
در خارج چیزی به نام چک مدت دار و چک برگشتی و خرج کردن چک و … معنی ندارد. بنابراین نرم افزارهای حسابداری خارجی با این قضیه بیگانه اند. اگر از نرم افزار حسابداری خارجی استفاده کنیم باید آن نرم افزار برای ایرانیها سفارشی شود و بنابراین بهای تمام شده آن بالا می رود و همینطور هزینه های پشتیبانی آن هم به تبع آن بالا خواهد رفت.

اهميت فراگيری مطالب مرتبط با حقوق دستمزد

نرم افزار حقوق و دستمزد و حسابداری حقوق و دستمزد یکی از نرم افزارهایی است که هم قسمت مالی و هم قسمت اداری با آن سر و کار دارند. در حقیقت نرم افزار حقوق و دستمزد یک زیر سیستم از زیر سیستم های نرم افزار حسابداری یکپارچه می باشد.

کسانی که در رشته های امور حسابداری و مالی مشغول تحصيل می باشند و اطلاعات حسابداری و مالی را فرا می گيرند يکی از انواع هزينه هايي را که با آن آشنا می شوند هزينه حقوق و دستمزد است و به دنبال آن ، روش محاسبات و ثبت اسناد حسابداری اين هزينه ها را در دفاتر روزنامه و کل فرا خواهند گرفت.

با شناخت سيستمهای کنترلی حقوق و دستمزد، شناخت قوانين بيمه و ماليات و ساير موارد قانونی همچون، اضافه کاری و مأموريت و تهيه اسناد و مدارک ثبت ليستهای حقوق و دستمزدو کسانی که در رشته امور مالی تحصيل می کنند بايد اطلاعات جامع و کافی در اين زمينه داشته باشند.

البته با نرم افزارهای فراوانی که در زمینه حقوق و دستمزد در بازار وجود دارد، اکثر محاسبات با نرم افزار انجام شده و نرم افزار حقوق و دستمزد به صورت اتوماتیک یک سند حسابداری در نرم افزار حسابداری ثبت می کند.

حال ببینیم که سيستم حقوق و دستمزد چگونه بايد باشد؟

هزينه حقوق و دستمزد بخش قابل ملاحظه ای از هزينه های يک موسسه را به خود اختصاص می دهد پر واضح است مديريت واحدهای اقتصادی نياز به کنترل دقيق و منظمی در اين زمينه دارند و از طرفی می دانيد کارکنان يک واحد اقتصادی توقع دارند حقوق و مزايای خود را به شکل منظم دريافت کنند. و همچنين بايد توجه داشت که محاسبات تعيين حقوق و مزايا پر حجم و گسترده است و در ضمن معمولاًٌ قوانين کشورها، واحدهای اقتصادی را ملزم نموده اند تا اطلاعاتی از تعداد کارکنان، حقوق و دستمزد و مزايای مربوطه را همه ماهه به دستگاههای ذي ربط همچون وزارت دارايی برای وصول ماليات حقوق و سازمان تأمين اجتماعی برای ارائه خدمات ارسال دارند در نتيجه موارد فوق ايجاد يک سيستم منظم و دقيق را برای حقوق و دستمزد ضروری کرده است.

بنابراين يک سيستم حقوق و دستمزد بايد به شکلی طراحی شود که اطلاعات لازم را به سرعت و به موقع جمع آوری و مبلغ صحيح قابل پرداخت به هر يک از کارکنان و دستگاههای مربوطه را محاسبه کند و در ضمن روشهای کنترلی مناسبی برای جلوگيری از پرداخت وجوه به شکل غير قانونی به افراد سوء استفاده کننده را ايجاد نمايد.

بايد اشاره کرد امروزه رايانه بخش عمده ای از محاسبات حقوق دستمزد را در مدت زمان بسيار کوتاه انجام می دهد وليکن رایانه يک ابزار، در دست کاربران می باشد و داشتن اطلاعات در ارتباط با حقوق و دستمزد لازم و ضروری می نمايد.

سند حسابداری که یک نرم افزار حقوق و دستمزد در نرم افزار حسابداری ثبت می کند به صورت زیر می تواند باشد :

هزینه ها بدهکار می شوند : این هزینه ها شامل

هزینه های حقوق و اضافه کاری و پاداش و کارانه و ….

هزینه بیمه سهم کارفرما است

کسورات بستانکار می شوند :

کسر کار ، غیبت ، مساعده ، قسط یا اقساط وام و … که از پرسنل کم می شود.

حقوق پرداختنی بستانکار می شود.

بیمه پرداختنی و مالیات پرداختنی بستانکار می شوند.

بنابراین اگر صاحب کسب و کاری هستید یا درصدد شروع فعالیت تجاری خود می باشید، لازم است بدانید که مهم ترین هزینه عملیاتی شما را حقوق و دستمزد کارکنان تان تشکیل می دهد. معمولاً در مورد کارکنان از دو اصطلاح کارگر و کارمند استفاده می شود و آنچه که در ازای کار انجام شده توسط کارکنان اداری و مدیران بطور ماهانه به آنها پرداخت می شود را «حقوق» و پرداختی به کارگران (ساده یا ماهر) اصطلاحاً «دستمزد» نامیده می شود که بر حسب ساعت، روز، ماه و یا مقدار تولید تعیین می گردد.

نقش کدینگ در نرم افزار حسابداری و ترازنامه

كدينگ حسابداری در نرم افزارهای حسابداري در ورود اطلاعات و ارائه گزارشات مورد نياز استفاده کنندگان از اطلاعات حسابداری اهمیت بسیار زیادی دارد.
تعریف کدینگ حسابداری در نرم افزار حسابداري به صورت ساختار درختی و در سه سطح گروه و کل و معین تعریف می شود. مانند آن چیزی که در نرم افزار حسابداری همکاران سیستم و نرم افزار حسابداری باتیز و نرم افزار حسابداری سما و نرم افزار حسابداری بیت وجود دارد.
داشتن ساختار درختی برای كدهای حسابداری ، امكان ارائه گزارشات وسیع و دريافت سريع و دقيق اطلاعات را با حجم عمليات بسيار كم مي دهد.
ذکر این نکته ضروری است که تمام گزارشات حسابداری و مالی با همین سه سطح قابل ارائه هستند و نیازی به سطح اضافه نیست. ولی در برخی نرم افزار های حسابداری مشاهده می شود که تعداد سطوح کدینگ حسابداری از سه سطح فراتر رفته و تا شش سطح می رسد.
از جمله نرم افزارهایی که سطوح کدینگ حسابداری آنها تا شش سطح است عبارتند از : نرم افزار حسابداری همکاران سیستم و نرم افزار حسابداری باتیز محصول شرکت داده پردازان ارگس که هر دو دارای ساختار کدینگ حسابداری مشابه و دارای 6 سطح حساب در قسمت کدینگ هستند که البته سه سطح از این 6 سطح مربوط به تفضیلی شناور می شود.
صورتهای مالی اساسی عبارتند از ترازنامه ، صورت سود و زیان ، سود و زیان جامع ، صورت جریان وجوه نقد و یادداشتهای مالی همراه. در این مقاله دو صورت مالی اساسی با نام های ترازنامه و سود و زیان را بحث می کنیم و نقش کدینگ حسابداری را در آنها ذکر می کنیم.
ترازنامه
ترازنامه یکی از صورتهای مالی اساسی است که در تمام نرم افزارهای حسابداری تقریبا وجود دارد. اینکه می گویم تقریبا وجود دارد به این معنی است که با سبک های مختلف در نرم افزار های مختلف حسابداری قرار دارد.
ترازنامه بر اساس فرض تداوم فعاليت تهيه می شود. فرض تداوم فعالیت به این معنی است که يک موسسه و یا شرکت برای دوره نا محدود فعاليت می کند. یکی دیگر از فرض هایی که در تهیه ترازنامه باید رعایت کرد ، فرض واحد اندازه گيری بر حسب واحد پول است . در ايران تمامی صورتهای مالی بايد بر اساس واحد پول ريال تهيه شود.

یکی از اصول حسابداری که در ترازنامه باید حتما رعایت گردد، اصل افشاء است. زيرا ارقامی که در اين صورت مالی ذکر می شود بسيار با اهميت است و بايد تمامی ارقام با دقت و به طور کامل افشاء شود. فرض های دیگر حسابداری نیز به نوبه خود در تهیه ترازنامه باید مورد توجه قرار گیرند.
از فرضها و اصول که بگذریم به بحث سطوح حسابها در ترازنامه می پردازیم. معمولا ترازنامه در سطح کل و معین تهیه می شود. در ترازنامه لزومی ندارد که در سطح پایین تر از معین گزارشی تهیه شود. گرچه خیلی از نرم افزارهای حسابداری دارای تراز در سطح تفضیلی هم هستند ولی برای گزارش گری صورتهای مالی باید ترازنامه در سطح حساب کل و یا حداکثر در سطح حساب معین تهیه و گزارش شود.
بر اساس ميثاق اهميت بايد تنها ارقام با اهميت در ترازنامه ذکر شود. ارقام ترازنامه ، ارقامی با اهميت ( از نظر ريالی ) می باشند. ذکر این نکته ضروری است که مفهوم اهميت مفهومی نسبی می باشد. مثلا برای کسی که گردش حسابش میلیاردی است ذکر مبالغ در حد 1000 ریال بی اهمیت است.
صورت سود و زیان
صورت سود و زيان هم یکی از صورتهای مالی اساسی است. این صورت مالی باید بر اساس اصول و میثاقهای زیر تهیه گردد. البته استاندارد حسابداری شماره 3 نیز در تهیه این صورت مالی بسیار با اهمیت است.
اصل تحقق درآمد که در استادارد شماره 3 است. فرض دوره مالی و اصل تطابق و ميثاق احتياط و اصل افشاء و ميثاق اهميت و ميثاق فزونی منابع بر مخارج
اصل تحقق درآمد می گوید که هر مبلغی که دريافت شود درآمد نمی باشد و چه بسا مواردی که مبلغی دريافت نشود اما درآمد باید شناسایی و ثبت گردد.
صورت سود و زيان بر فرض دوره مالی استوار است . يعنی مبنای تهيه اين صورت يک دوره مالی معين می باشد . در ضمن بر مبنای اصل تطابق ، هزينه های هر دوره تنها بايد با درآمدهای همان دوره مطابق شود .
در صورت سود و زیان درآمدهای یک شرکت و هزینه های همان شرکت را لیست می کنند و آنها را از هم کم می کنند و در نهایت تفاوت آنها یا سود و یا زیان به حساب می آید.
با نگاهی به آیتم های صورت سود و زیان در می یابیم که کدینگ حسابداری که در صورت سود و زیان می آیند همه کدینگ حسابداری موقت هستند. یعنی حسابهایی که در پایان سال مالی بسته می شوند.
نکاتی که در بالا ذکر شد تنها چکيده ای از مطالبی است که می توان در حيطه اين موضوع بيان کرد که البته به علت کمبود زمان نمی توانيم تمامی اين موارد را ذکر کنيم .
در نرم افزار حسابداری باتیز و نرم افزار حسابداری بیت شما با زدن یک کلید می توانید صورت سود و زیان خود را بدست آورید.

در پایان نامی از نرم افزار اتوماسیون اداری قلم می بریم که محصول شرکت داده پردازان ارگس است. نرم افزار اتوماسیون اداری دارای امکانات فراوانی برای شرکت ها می باشد که بزودی در همین وب سایت ، فیلم آموزشی اتوماسیون اداری آپلود می شود.

سند حسابداری عملیات در نرم افزار حسابداری

در اکثر نرم افزار های حسابداری موجود در بازار ایران عملیاتی برای ثبت خرید و فروش و برگشت از خرید و برگشت از فروش وجود دارد. هر کدام از این فرمهای عملیاتی در برنامه حسابداری حداقل یک برگ سند حسابداری بصورت اتوماتیک صادر می کنند. البته در نرم افزار های حسابداری سند به صورت موقت صادر می شود و مدیر مالی پس از رویت سند، آنرا تایید می کند. از آن به بعد عملیات ثبت شده در سیستم قابل تغییر و یا حذف نمی باشد.
اسنادی که توسط عملیات موجود در نرم افزار حسابداری به صورت خودکار تولید می شوند، در قسمت ثبت و اصلاح سند ، قابل اصلاح و یا حذف نیستند و برای تغییر در اینگونه سندهای حسابداری شما بایستی خود برگه مربوطه را باز کرده و اصلاح کنید در اینصورت نرم افزار حسابداری سند ثبت شده آنرا نیز اصلاح خواهد کرد. و یا اگر عملیات مربوطه را حذف نمایید نرم افزار حسابداری به صورت اتوماتیک سند حسابداری صادر شده توسط آن عملیات را حذف خواهد کرد.
در این مقاله نحوه ثبت سند حسابداری هر کدام از عملیات چهارگانه خرید و فروش و برگشت از خرید و برگشت از فروش را شرح خواهیم داد.

اسناد معاملاتی یا تجاری
اسناد معاملاتی و یا تجاری شامل خرید، فروش، برگشت از خرید، و برگشت از فروش می باشند. هر گاه یکی از این معاملات در شرکتی انجام شود یک سند حسابداری به صورت اتوماتیک توسط نرم افزار حسابداری تولید می شود.
سند خرید
وقتی جنس یا کالایی از کسی خریداری می کنید، آن جنس یا کالا وارد انبار می شود. بنابراین اگر روش ثبت موجودی کالای شما دائمی باشد ، آنگاه سند حسابداری آن که به صورت اتوماتیک به این صورت ثبت می شود که حساب موجودی کالا در انبار بدهکار و حسابهای پرداختنی با تفضیلی شخص فروشنده بستانکار می شود.
فرض کنید جمع اقلام خریداری شده 100 ریال بوده است آنگاه سند حسابداری که ثبت می شود به صورت زیر است.
حساب موجودی انبار / تفضیلی انبار بابت خرید کالا 100 بدهکار
مالیات بر ارزش افزوده 9 بدهکار
حسابهای پرداختنی / فروشنده 109 بستانکار

توجه کنید که کلیه هزینه های جانبی از قبیل هزینه حمل و بسته بندی و … که برای خرید کالا پرداخت می شود به قیمت تمام شده کالا اضافه می شود.
توجه 2 اینکه مالیات بر ارزش افزوده ، جزء هزینه ها محسوب نمی شود و یک نوع حساب دریافتنی است که به عنوان پیش پرداخت مالیات به حساب می آید. بعدا با مالیات بر ارزش افزوده فروش تهاتر می شود و یا در پایان سال مالی پس گرفته می شود.

در نرم افزارهای حسابداری از جمله نرم افزارهای حسابداری شرکت داده پردازان ارگس این نوع سند به صورت اتوماتیک و بدون دخالت کاربر صادر می شود و بر اساس استانداردهای حسابداری صادر می شود. این نوع اسناد به صورت موقت ثبت می شوند و حسابدار و یا مدیر مالی شرکت می تواند آنرا دائم کند. تا قبل از دائم کردن سند ، فاکتور خرید صادر شده قابل اصلاح و یا حذف می باشد ولی بعد از تایید سند حسابداری توسط مدیر مالی ، امکان اصلاح و حذف سند حسابداری در نرم افزار حسابداری وجود نخواهد داشت.

یکی از مزایای نرم افزار حسابداری باتیز وجود یک نرم افزار اتوماسیون اداری در داخل آن است که توسط آن می توان نامه های اداری وارده و صادره را ثبت نمود و در شرکت گردش داد. نرم افزار اتوماسیون اداری قلم که محصول شرکت داده پردازان ارگس می باشد دارای زیر سیستم دبیرخانه و همچنین زیر سیستم کارتابل و گردش نامه ها می باشد.

ضرورت استفاده از نرم افزار حسابداری

حسابداری را علم تشخیص و ثبت و گزارشگری رویدادهای مالی تعریف می کنند. بر اساس این تعریف باید ابتدا رویدادهای مالی را تشخیص داد و سپس آن رویدادهای مالی را ثبت نمود و در نهایت آنها را گزارش کرد تا استفاده کنندگان بتوانند بر اساس آن گزارشات تصمیمات بهتری بگیرند.
در کتب حسابداری تاریخچه حسابداری را به صورت زیر بیان می کنند:
در زمانهای گذشته که داد و ستد کالا بین اروپا و خاورمیانه افزایش یافت موجب شد تا دیگر نتوانند هر یک به صورت جداگانه به ثبت و مدیریت رویدادهای مالی بپردازند. قرار شد که یک سیستم مستند سازی معاملات ایجاد شده و قوانینی برای آن وضع شود.
در طول سالها علم حسابداری تکمیل شد اما اصول آن به صورت یکسان باقی ماند. در حال حاضر علم حسابداری آنقدر پیشرفت کرده است که در سطح دکتری در دانشگاهها تدریس می شود و استانداردهایی در سطح جهان و بین الملل برای آن تهیه شده است که به IFRS مشهور است. هر کشوری هم برای خود دارای استاندارد حسابداری است.
بیشتر موسسات مالی هم از انواع مختلفی از نرم افزارهای حسابداری استفاده می کنند. این موسسات که به کسب و کارها خدمات مالی ارائه می دهند ، برای این که سطوح در آمد ، هزینه و سرمایه این شرکت ها را ثبت کنند از نرم افزار حسابداری استفاده می کنند. یکی از نرم افزار های حسابداری که موسسات مالی می توانند از آن استفاده نمایند نرم افزار حسابداری باتیز محصول شرکت داده پردازان ارگس می باشد.
رشد روز افزون معاملات در سطوح وسیع و ورود کامپیوتر به عنوان یک ابزار مفید در زندگی انسانها ، باعث شده است که انجام حسابداری بدون نرم افزار حسابداری غیر قابل تصور شود.
سیستم های مالی و نرم افزارهای حسابداری غیر از آنکه مشکلات و موانع حسابداری به شیوه سنتی را از بین برده است امکانات جانبی دیگری را از جمله بالا بردن سرعت و دقت در ثبت و پردازش اطلاعات و گزارشگری نیز در اختیار استفاد کنندگان قرار دهد.

آیا نرم افزار حسابداری می تواند جایگزین حسابدار شود؟
نرم افزار های حسابداری همانطور که گفته شد یک ابزار هستند و ابزار در خیلی از جاها نمی تواند جایگزین انسان شود. به همین صورت نرم افزار حسابداری نمی تواند جایگزین یک حسابدار شود. اما زمانی که از یک نرم افزار حسابداری استفاده می کنیم ، یک سری کارهای تکراری از روی دوش حسابدار برداشته می شود و حسابدار شما به جای انجام برخی از کارهای تکراری می تواند اطلاعات مالی و حسابداری را برای شما تحلیل کرده و از آن اطلاعات دقیق مدیریتی برای شما استخراج کند.
این می تواند برای شما یک امتیاز و مزیت رقابتی شود. شما اطلاعات مالی تحلیل شده دارید نه یک سری اطلاعات مالی خام .
نرم افزارهای حسابداری خوب و مناسب می توانند گزارشات مورد نیاز یک حسابدار رابه صورت ماهانه ، فصلی ( مانند آن چیزی که شما در گزارشات فصلی نرم افزار حسابداری باتیز می توانید مشاهده نمایید ) و صورتهای مالی اساسی سالانه در اختیار شما قرار دهند. گزارشات تهیه شده را می توانید هم به صورت پرینت و هم می توانید به صورت یک گزارش الکترونیکی در اختیار حسابدار خود قرار دهید .

در مقالات دیگری در سایت شرکت داده پردازان ارگس ، برخی مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری را برای شما بازگو می کنیم. همچنین مقالاتی در زمینه نرم افزار اتوماسیون اداری از جمله اتوماسیون اداری قلم محصول شرکت داده پردازان ارگس آمده است.

حسابداري مدیریت و حسابداري فرامتغیر
طرفداران تئوري محدودیت ها اظهار می دارند که معیار هاي حسابداري رایج مخالف بهبود راندمان بنگاه اقتصادي در اثر نتایج تئوري محدودیت ها است.
البته باید به این نکته توجه داشت که این تاثیر محدود به میزان سربار اختصاص داده شده به کار در جریان ساخت است. افزون بر این تاثیر یک اثر “منحصر بفرد” روي اولین اجراي تئوري محدودیت ها است و تنها زمانی بروز می کند که کمیت کار در جریان ساخت کاهش پیدا می کند.

برغم اظهار نظر هاي مختلف، تئوري محدودیت ها با حسابداري مدیریت چه از نظر تئوري و چه از نظر علمی سازگار بوده که این مطلب قبلا در کتاب معروف “هدف” گلدرات آمده است . هدف به حداکثر رساندن فرامتغیر همزمان با کاهش در سرمایه گذاري و هزینه هاي عملیاتی را می توان همانند قانون قدیمی حسابداري دانست

که قبل از انتشار کتاب “هدف” در کتاب ها آمده بود . روش گلدرات را اغلب حسابداري فرامتغیر می گویند.

برخی هزینه یابی بر مبناي فعالیت و حسابداري فرامتغیر را در مقابل یکدیگر قرار می دهند . در حالیکه هر دوي آنها نقش افزایش اطلاعات را دارند و هر کدام در جهتی به فرایند تصمیم گیري مدیران کمک می کنند.
هزینه یابی بر مبناي فعالیت نمی تواند در خصوص اینکه تجارت چگونه می تواند پول ایجاد کند، یا چگونه تولید زیادي وجود داشته باشد یا سریع تولید شود چیزي به شما بگوید … حسابداري فرامتغیر یک سیستم هزینه یابی نیست بلکه یک معیار ارزیابی عملکرد است

مرور حسابها در نرم افزار حسابداری باتیز

مرور حسابها در نرم افزارهای حسابداری یکی از گزارشات مهم حسابداری می باشد. مرور حسابها ترکیبی از تراز و دفاتر و گردش حسابها در نرم افزار حسابداری می باشد.

نرم افزار حسابداری باتیز به نرم افزار حسابداری باتیز تغییر نام پیدا کرد.

هر نرم افزار حسابداری از جمله نرم افزار حسابداری باتیز که در بازار وجود دارد دارای گزارشاتی است که به صورت ترازنامه و یا دفتر گزارشاتی را برای استفاده کنندگان از اطلاعات حسابداری فراهم می آورد.
منظور بنده از عبارت “به صورت ترازنامه” این است که در یک گزارش تمام حسابها را نمایش داده و کل گردش بدهکار و بستانکار حساب را در دو ستون آورده و دو ستون برای نمایش مانده حساب دارد که اگر مانده آن حساب بدهکار باشد در ستون مانده بدهکار نمایش می دهد و اگر بستانکار باشد در ستون مانده بستانکار نمایش می دهد.
حسابداران معمولا به چنین گزارشاتی نیاز دارند. برای مثال گزارش تفضیلی های اشخاص را می توان نام برد. حسابداران و صاحبان کسب و کار معمولا نیاز دارند که لیست اشخاص و مشتریان را در یک گزارش ببینند به صورتی که در جلوی نام هر مشتری کل مبلغ بدهکار و بستانکار و سپس مانده بدهکار و یا بستانکار نمایش داده شود. این گزارشات به صورت ترازنامه نمایش داده می شوند.
برخی از گزارشات در نرم افزار حسابداری باتیز به صورت گزارشات دفتری است. یعنی گردش بدهکار و بستانکار یک حساب را در یک محدوده زمانی خاص نمایش می دهد. برای مثال حسابداران می خواهند بدانند یک مشتری از ابتدای سال تا حالا در کدام اسناد حسابداری بدهکار و در کدام یک بستانکار شده است و مانده حساب یک مشتری چیست؟

گزارش مرور حسابها در نرم افزار حسابداری باتیز همین کار را انجام می دهد. در این گزارش مرور حسابها که مانند مرور حسابهای نرم افزار حسابداری همکاران سیستم می باشد به صورت ماتریسی اطلاعات حسابها از بالا به پایین و از پایین به بالا مرور می شوند.
منظور از بالا به پایین یعنی مرور حسابها از سطح کل به معین و سپس تفضیلی و منظور از پایین به بالا یعنی مرور حسابها از سطح تفضیلی به معین و سپس به کل.

در بالای فرم مرور حسابهای نرم افزار حسابداری باتیز ، دکمه هایی برای مرور گروه ، مرور کل ، مرور معین و … قرار دارد که با کلیک بر روی هر کدام از آنها می توانید تراز حسابها را در آن سطح مشاهده نمایید.
بعد از کلیک کردن روی هر کدام از دکمه های بالا می توان در زیر فرم ، ریز اطلاعات هر کدام را مشاهده نمود. مثلا اگر در قسمت بالای فرم مرور کل را کلیک نمایید آنگاه تراز حسابها در سطح کل نمایش داده می شود که به صورت تراز شش ستونی می باشد. در زیر فرم می توانید ریز اطلاعات را در سطح معین مشاهده نمایید.
برای دیدن گردش حسابها (گفتیم که گردش حسابها همان گزارش به صورت دفتر می باشد) می توانید در هر قسمت روی حساب مورد نظر راست کلیک کرده و از منوی ظاهر شده دکمه ریز گردش را بزنید تا گردش آن حساب خاص به صورت دفتر نمایش داده شود.
در فرم مرور حسابهای نرم افزار حسابداری باتیز ، امکاناتی برای دریافت خروجی اکسل نیز وجود دارد. برای دریافت خروجی اکسل می توانید از بالای فرم دکمه اکسل را کلیک نمایید تا خروجی اکسل برای شما ظاهر شود.

در این فرم همچنین شما می توانید اطلاعات را چاپ نمایید. چاپ اطلاعات در نرم افزار حسابداری باتیز به دلخواه کاربر بوده و کاربر می تواند خروجی چاپ را به دلخواه خود تغییر دهد.

نرم افزار حسابداری باتیز یک نرم افزار حسابداری یکپارچه می باشد که در درون آن نرم افزار اتوماسیون اداری قلم نیز وجود دارد.
نرم افزار حسابداری ، نرم افزار حسابداری بیت ، نرم افزار حسابداری سما ، نرم افزار حسابداری باتیز ، نرم افزار حسابداری یکپارچه ، نرم افزار حسابداری کامل و سفارشی ، نرم افزار اتوماسیون اداری قلم محصول شرکت داده پردازان ارگس

اهميت فراگيری مطالب مرتبط با حقوق دستمزد

نرم افزار حسابداری یکپارچه ، بدون داشتن یک نرم افزار حقوق و دستمزد خوب ، ناقص است. زمانی می توان گفت یک نرم افزار حسابداری یکپارچه داریم که دارای حقوق و دستمزد باشد.
نرم افزار حقوق و دستمزد و حسابداری حقوق و دستمزد یکی از نرم افزارهایی است که هم قسمت مالی و هم قسمت اداری با آن سر و کار دارند. در حقیقت نرم افزار حقوق و دستمزد یک زیر سیستم از زیر سیستم های نرم افزار حسابداری یکپارچه می باشد.
کسانی که در رشته های امور حسابداری و مالی مشغول تحصيل می باشند و اطلاعات حسابداری و مالی را فرا می گيرند يکی از انواع هزينه هايي را که با آن آشنا می شوند هزينه حقوق و دستمزد است و به دنبال آن ، روش محاسبات و ثبت اسناد حسابداری اين هزينه ها را در دفاتر روزنامه و کل فرا خواهند گرفت.
با شناخت سيستمهای کنترلی حقوق و دستمزد، شناخت قوانين بيمه و ماليات و ساير موارد قانونی همچون، اضافه کاری و مأموريت و تهيه اسناد و مدارک ثبت ليستهای حقوق و دستمزدو کسانی که در رشته امور مالی تحصيل می کنند بايد اطلاعات جامع و کافی در اين زمينه داشته باشند.
البته با نرم افزارهای فراوانی که در زمینه حقوق و دستمزد در بازار وجود دارد، اکثر محاسبات با نرم افزار انجام شده و نرم افزار حقوق و دستمزد به صورت اتوماتیک یک سند حسابداری در نرم افزار حسابداری ثبت می کند.
حال ببینیم که سيستم حقوق و دستمزد چگونه بايد باشد؟
هزينه حقوق و دستمزد بخش قابل ملاحظه ای از هزينه های يک موسسه را به خود اختصاص می دهد پر واضح است مديريت واحدهای اقتصادی نياز به کنترل دقيق و منظمی در اين زمينه دارند و از طرفی می دانيد کارکنان يک واحد اقتصادی توقع دارند حقوق و مزايای خود را به شکل منظم دريافت کنند. و همچنين بايد توجه داشت که محاسبات تعيين حقوق و مزايا پر حجم و گسترده است و در ضمن معمولاًٌ قوانين کشورها، واحدهای اقتصادی را ملزم نموده اند تا اطلاعاتی از تعداد کارکنان، حقوق و دستمزد و مزايای مربوطه را همه ماهه به دستگاههای ذي ربط همچون وزارت دارايی برای وصول ماليات حقوق و سازمان تأمين اجتماعی برای ارائه خدمات ارسال دارند در نتيجه موارد فوق ايجاد يک سيستم منظم و دقيق را برای حقوق و دستمزد ضروری کرده است.
بنابراين يک سيستم حقوق و دستمزد بايد به شکلی طراحی شود که اطلاعات لازم را به سرعت و به موقع جمع آوری و مبلغ صحيح قابل پرداخت به هر يک از کارکنان و دستگاههای مربوطه را محاسبه کند و در ضمن روشهای کنترلی مناسبی برای جلوگيری از پرداخت وجوه به شکل غير قانونی به افراد سوء استفاده کننده را ايجاد نمايد.
بايد اشاره کرد امروزه رايانه بخش عمده ای از محاسبات حقوق دستمزد را در مدت زمان بسيار کوتاه انجام می دهد وليکن رایانه يک ابزار، در دست کاربران می باشد و داشتن اطلاعات در ارتباط با حقوق و دستمزد لازم و ضروری می نمايد.
سند حسابداری که یک نرم افزار حقوق و دستمزد در نرم افزار حسابداری ثبت می کند به صورت زیر می تواند باشد :
هزینه ها بدهکار می شوند : این هزینه ها شامل
هزینه های حقوق و اضافه کاری و پاداش و کارانه و ….
هزینه بیمه سهم کارفرما است
کسورات بستانکار می شوند :
کسر کار ، غیبت ، مساعده ، قسط یا اقساط وام و … که از پرسنل کم می شود.
حقوق پرداختنی بستانکار می شود.
بیمه پرداختنی و مالیات پرداختنی بستانکار می شوند.

بنابراین اگر صاحب کسب و کاری هستید یا درصدد شروع فعالیت تجاری خود می باشید، لازم است بدانید که مهم ترین هزینه عملیاتی شما را حقوق و دستمزد کارکنان تان تشکیل می دهد. معمولاً در مورد کارکنان از دو اصطلاح کارگر و کارمند استفاده می شود و آنچه که در ازای کار انجام شده توسط کارکنان اداری و مدیران بطور ماهانه به آنها پرداخت می شود را «حقوق» و پرداختی به کارگران (ساده یا ماهر) اصطلاحاً «دستمزد» نامیده می شود که بر حسب ساعت، روز، ماه و یا مقدار تولید تعیین می گردد.